KeyBalance kan med stolthed i stemmen sige, at KeyBalance nu kan udveksle PEPPOL-dokumenter med udenlandske virksomheder således, at man kan sende ordre/modtage faktura fra udenlandske leverandører eller modtage ordre/sende faktura til udenlandske kunder.
Du har sikkert ikke opdaget det, men noget har ændret sig. Vi har gennem de seneste mange år lært det meget lidt mundrette OIOUBL-format at kende. Det er sikkert derfor, at det kaldes OIOFaktura, EAN faktura eller andre sjove navne ude i det ganske danske land. Men! Nu er OIOUBL ikke længere det nyeste skud på stammen.
Siden april 2020 har det været et krav, at alle danske offentlige institutioner skulle kunne modtage PEPPOL-dokumenter. PEPPOL dokumenter er i BIS 3,0 formater. Men hvorfor nu det – og har det nogen betydning? Tilbage i 2005 blev det via lov bestemt, at alle fakturaer til det offentlige skulle sendes i OIOXML-formatet via ”VANS” netværket. Dette var primært for, at den offentlige sektor skulle kunne hente en stor besparelse på automatisk og elektronisk behandling af de indkommende fakturaer. Man forestillede sig også, at når hele den offentlige sektor indførte et specifikt standardformat, så ville det smitte af på de private virksomheder. Stille og roligt startede det op blandt de private, dog med en del start vanskeligheder.
En stor del af fakturaerne blev sendt via 'læs ind-bureauer', der omdannede pdf-filer fra leverandøren til en simpel OIO-fil til kunden. IT & Telestyrelsen fortalte, at det offentlige oplevede fejl på 70% af de modtagne fakturaer – primært grundet konverteringen fra pdf til OIO – og at de brugte store summer på at betale for denne konvertering.
I 2011 kom så næste skridt i sagaen: OIOUBL-formatet. Nu sendes der via NemHandel, hvor alle parter kan tilmelde sig og sende dokumenter – hvis de altså kan finde ud af det. På denne måde er det billigere at afsende dokumenterne. Det offentlige indførte TASTIND samt NemHandel klienten, således at leverandører kunne bruge disse fremfor gratis læs ind. I dag er OIOUBL blevet ganske udbredt og fungerer som et format, man overvejer, når der skal ske samhandel mellem danske virksomheder.
Det nye europæiske format
Danmark var en af de allerførste land i Europa, der brugte offentlig fakturering som løftestang for en standard mellem virksomhederne. De andre lande var ikke klar og derfor blev det en udelukkende dansk standard. Af samme årsag er der sidenhen kommet lokale svenske og finske standarder. Sideløbende har man på EU-niveau arbejdet med at lave en fælles europæisk standard. Et projekt, hvor der - interessant nok - er ganske mange danskere med.
Dette EU-projekt er mundet ud i nogle PEPPOL-formater samt forskellige måder at udveksle dem på. Der var en BIS 2,0 standard, som begyndte at få lidt liv. Nu er man nået til BIS 3,0 og systemet er ved at være modent til brug. Derfor har man besluttet, at alle offentlige institutioner i EU skal kunne modtage fakturaer i PEPPOL BIS3-format fra april 2020. I Danmark har man løst det meget nemt ved, at filerne modtages og konverteres ind i det danske system. Med et knips er alle offentlige institutioner klar!
I Norge kom man først i gang for 3-4 år siden og der valgte man fra starten at lægge sig op ad det fælles EU-format. Det norske EHF-system er derfor reelt PEPPOL, dog var EHF 2,0 og BIS 2,0 forskellige formater. Fra 2020 anvendes EHF 3,0 der er næsten det samme som BIS 3,0 - dog med enkelte tilføjelser. I Norge er det som i Danmark. EHF er et krav ved handel med offentlige institutioner, og flere og flere private virksomheder begynder også at bede om EHF-fakturaer. Hvis I skal sende fakturaer til norske kunder, så husk at KeyBalance nu kan danne og sende Norske EHF-fakturaer. KeyBalance er også blevet godkendt til at oprette modtagere (med norsk ORG nr) i det Norske ELMA register.