Hos KeyBalance A/S har vi jævnligt projekter, hvor vi hjælper vores kunder med at optimere deres arbejdsgange - ikke mindst ved håndtering af ordrer og fakturaer. I øjeblikket er der mange, der har fokus på de modtagne fakturaer.
De fleste af vores kunder sender OIOUBL i stort omfang, og flere og flere vælger også at effektivisere deres indkommende fakturaflow. Her inkluderes både automatisk hentning af pdf-filer fra e-mails samt indkommende OIOXMK/OIOUBL-dokumenter. Mulighederne med de elektroniske fakturaer er mange. Vi kender alle de oplysninger, som leverandøren har medsendt. Således er varenumre, serienumre og alle former for referencenumre kendt og kan bruges til at optimere processen – fx ved at sende direkte til den rette godkender.
Oplevelsen hos vores kunder er, at næsten alle danske leverandører i dag kan sende fakturaer i OIOUBL-format. I nogle brancher fungerer det rigtig godt, i andre mere knirkende – men næsten alle kan sende noget. Men hvad så med de udenlandske fakturaer? Eller de få danske leverandører, der ikke kan sende OIOUBL?
Nu kan vi hos melde os klar med to nye tiltag I KeyBalance! Dels er vi nu blandt de første it-firmaer i Danmark, som kan sende og modtage i PEPPOL-formatet for vores kunder. Derudover er vi blevet certificeret Paperflow Partner. En historie man kan læse mere om her.
PEPPOL - hvad betyder det for mig?
PEPPOL er et nyere format, der er lavet på EU-niveau. Et format, der netop nu er ved at blive rullet ud blandt alle EUs institutioner samt nationale offentlige institutioner indenfor EUs grænser.
Skal du eksempelvis sende en faktura til en tysk kommune, så skal du bruge PEPPOL. Det er ikke mange af vores brugere af KeyBalance, der sender fakturaer til tyske kommuner, men enkelte af vores kunder har oplevet problemer med at få elektroniske fakturaer fra udenlandske leverandører. Indtil nu har det fx været praktisk talt umuligt for en af vores kunder at få en elektronisk faktura fra deres tyske leverandør - udelukkende fordi leverandøren ikke kender til OIOUBL-formatet og fordi der ikke findes et fælles internationalt format.
Fremover vil mange internationale leverandører kende til PEPPOL, og så snart de kan sende i PEPPOL-formatet til deres lokale kunder, vil de også kunne sende til danske virksomheder – herunder KeyBalances mange brugere. Med KeyBalance kan man modtage en PEPPOL-faktura direkte i BilagsSkanning-modulet. Hos KeyBalance forudser vi, at PEPPOL bliver en stor fordel for vores kunder. Nu bliver det langt mere realistisk at kunne modtage elektroniske fakturaer fra resten af Europa.
Læs mere om PEPPOL og KeyBalance her.
Arbejd bedre på pdf-filer med Paperflow
Hvis ikke jeres leverandør er klar til at sende i PEPPOL-formatet, kan KeyBalance nu også arbejde endnu bedre på pdf-filer. Vi har gennem de senere år afprøvet forskellige løsninger og kan nu meddele, at vi er blevet certificeret PaperFlow partner.
Det betyder at vi nu har bygget Paperflow helt ind i KeyBalance. Paperflow har specialiseret sig i at ”læse '' pdf-fakturaer og det virker således, at når KeyBalance henter en pdf-faktura i jeres e-mail, så sendes fakturaen til Paperflow, som ”læser den” og returnerer indholdet til KeyBalance. Dermed kan KeyBalance arbejde direkte videre med disse data uden, at bogholder eller andre skal indtaste oplysningerne manuelt.