Årsskiftet er for mange af vores kunder lig med - den ofte frygtede - lageroptælling. KeyBalance har efterhånden mange forskellige muligheder for lageroptælling, da vores kunder har meget forskellige behov.
Der er kunder, der nulstiller hele lageret og skanner de aktuelle antal ind – den løsning er dog svær i forhold til modtagne og leverede varer. Der findes tilgange, hvor KeyBalance danner en optællingskladde, der så tilrettes med de optalte antal. Vi har kunder, der arbejder uden lokationer, tæller en lagerlokation ad gangen eller dem alle på én gang. Nogle af vores kunder tæller en hylde ad gangen over et par måneder og andre fastfryser og lukker hele lageret i flere dage. Den nyeste tilgang er, hvor man kan fastfryse og dermed færdiggøre optællingen selv efter, at lageret er genåbnet. Nogen registrerer på papir, andre på bærbare computere eller stregkodeskannere - men fælles for dem alle er, at det går meget nemmere, hvis man er godt forberedt.
Tilgængelige beholdning
En af de ting som gør en lageroptælling kompliceret er, at det antal varer, der ligger på hylden oftest ikke er den bogførte beholdning. Det er derimod den tilgængelige beholdning. Den tilgængelige beholdning er i KeyBalance den bogførte beholdning + evt. modtagne (men ikke bogførte) indkøbslinjer –minus evt. leverede (men ikke bogførte) salgslinjer.
Den bogførte beholdning er dejlig konkret. Det er posteringer med en dato, så vi kender altid den bogførte beholdning. Men når man står få dage inde i januar, hvad var så den tilgængelige beholdning per 31/12? Det kan man ofte ikke afgøre - for hvis der står 4 stk. leveret på en ordrelinje, hvilken dato er de så leveret og er de overhoved leveret samme dato?
Optællingen fikser ikke alt
Lageroptælling i KeyBalance ændrer antal, men som udgangspunkt ikke kostpriserne. Er kostpriserne forkerte inden optællingen, forbliver de uændret ved en optælling.
Forberedelse
Som det tydeligt fremgår af ovenstående, skal der være fokus på ”Lev. Antal” både på indkøbs- og salgsordrer. Hvis man sikrer, at alle modtagelser og leveringer er registret og rent faktisk plukket fra eller lagt på hylden, er tingene som de skal være. Men – man kan gøre det nemmere for sig selv, hvis man så vidt muligt har faktureret alle modtagelser og leveringer i bund, således at alle leverede salgsordrer er faktureret og det samme med indkøb, hvis overhoved muligt.
Herefter er det en god idé at lave en kontrol af lageret inden lageroptællingen:
1. Fra ''Kartoker'' -> ''Vare'' kan man tilføje to kolonner; ''Modtaget'' og ''Leveret''
Lav et filter med varer, der har værdier i et af de to tal (samlet set to filtre) og gennemgå dem.
Er det retvisende eller ligger der gamle leveringer/modtagelser og driller? Disse vil blive indregnet ved en lageroptælling. Er filtrene forkerte, bliver lageroptællingen også forkert.
2. Tjek kolonnen ''Tilgængelig''. Den kan per definition ikke være mindre end 0, da der ikke kan ligge et negativt antal vare på hylden.
3. Tjek evt. også negative bogførte beholdninger. (Disse vil ofte være inkluderet i pkt. 1 og pkt. 2 ovenfor)
4. Kig på de negative gennemsnitsværdier (feltet ''Gns. Lagerværdi'') og få styr på eventuelle fejl inden lageroptælling.
5. Når man er i gang med at kigge kostpriser, giver det hos de fleste kunder mening også at kigge på varer, der har en større forskel mellem ”gns. lagerværdi” og ”sidste netto købspris”. Der kan naturligvis være mange gode grunde til, at en vare ligger på lager til en lavere eller højere kostpris end den pt. kan indkøbes til, men ofte er disse relevant at tjekke efter i sømmene.
6. Endelig er det rigtig godt at kontrollere – inden revisoren gør det – om lageret stemmer overens med økonomien. Hvis lageret ikke gør det, skyldes det ofte, at der er nogle serviceydelser, der står til at blive bogført på lagerkontoen.
Lokationer og batch
Arbejder man på flere lagerlokationer, skal ovenstående naturligvis foregå på hver af de enkelte lokationer. Det er ligeledes relevant at undersøge, om der er nogle beholdninger, der ligger uden lokation. Fører man lager med batch/lotnr, skal ovenstående – hvis det er helt korrekt - kontrolleres per batch nr. Har du ovenstående på plads, bliver lageroptællingen (måske en anelse) mere overskuelig.