ERP til service, sikring og teknik

ERP til service, sikring og teknik

KeyBalance hjælper kontoret og medarbejderne i marken med at arbejde videre på den samme opgave – fra den første aftale og det automatiserede eftersyn til arbejdet er udført, dokumenteret og faktureret.

• Automatiserede eftersyn

• Elektroniske arbejdskort

• Mobil adgang

• Dokumentation og fakturering

  
  

Vi forstår servicevirksomhedens arbejdsgange

En serviceopgave begynder ikke først, når teknikeren kører ud til kunden.

Inden da skal I have styr på kunden, anlægget, serviceaftalen, næste eftersyn, de rette medarbejdere og de nødvendige materialer. Efter besøget skal timer, varer, kontrolskemaer og dokumentation samles, så opgaven kan afsluttes og faktureres.

Det har vi gjort nemt i KeyBalance.

Kunde og anlæg → Serviceaftale → Automatisk eftersyn → Planlægning → Tekniker på farten → Dokumentation → Fakturering → Næste eftersyn

Alle arbejder videre med de samme oplysninger i det samme system.

Det reducerer manuelle overførsler og gør det lettere at bevare overblikket fra den første aftale til næste servicebesøg.

Automatiserede eftersyn

Tilbagevendende eftersyn skal ikke afhænge af regneark, kalendernoter eller en medarbejders hukommelse.

I KeyBalance kan eftersyn planlægges ud fra det aftalte interval på kundens anlæg. Når tidspunktet nærmer sig, kan systemet automatisk danne de kommende eftersyn, så de bliver synlige og kan planlægges i god tid.

Det giver overblik over:

• Anlæg der snart skal efterses

• Kunder der skal kontaktes

• Opgaver der skal planlægges

• Medarbejdere og kompetencebehov

• Sokumentation der skal udfyldes

• Næste eftersyn
  

I reducerer dermed risikoen for glemte eftersyn og opgaver, og får et bedre grundlag for at planlægge medarbejdere, materialer og den tilbagevendende omsætning.

Når eftersynet er afsluttet, kan næste eftersyn beregnes og føres videre i den samme arbejdsgang.

Kunden, lokationen og anlægget

En kunde kan have flere adresser, lokationer og anlæg.

Hvert anlæg kan have sine egne aftaler, intervaller og krav til dokumentation.

I KeyBalance kan oplysningerne samles på det enkelte anlæg. Det kan eksempelvis være et sikringsanlæg, et adgangssystem, en port, en teknisk installation eller en maskine, der løbende skal serviceres.

På anlægget kan I blandt andet samle:

• Adresse og placering

• Anlægstype og serienummer

• Kunde og kontaktpersoner

• Serviceaftaler og intervaller

• Tidligere arbejdskort

• Udførte eftersyn og reparationer

• Anvendte reservedele

• Billeder, vejledninger og dokumenter

• Kontrolskemaer og testresultater

• Kommende servicebehov
  

Når kunden ringer, eller teknikeren står på adressen, kan den samlede historik findes uden at lede i forskellige systemer, mapper og e-mails.

Planlæg

Når eftersynet eller serviceopgaven er oprettet, kan den planlægges til den rette medarbejder.

Kontoret får overblik over de kommende opgaver, medarbejdernes kalendere og opgavernes status. Det gør det lettere at fordele arbejdet og reagere, når en hasteopgave opstår, eller dagens plan ændrer sig.

Opgaverne kan planlægges ud fra eksempelvis:

• Tidspunkt og forventet varighed

• Kundens adresse og opgavens placering

• Medarbejderens kompetencer

• Opgavetype og prioritet

• Nødvendige materialer

• Aftaler og deadlines
  

Medarbejderen kan se den tildelte opgave og de relevante oplysninger direkte fra mobilen, mens kontoret kan følge, hvor langt opgaven er kommet.

Opgaven er med på mobilen

Teknikeren behøver ikke begynde dagen med en bunke papirer eller vente med at registrere arbejdet, til vedkommende er tilbage på kontoret.

Fra mobil eller tablet kan medarbejderen blandt andet:

• Se dagens opgaver og kalender

• Finde kundens adresse og kontaktoplysninger

• Tilgå anlæggets oplysninger og historik

• Åbne elektroniske arbejdskort

• Registrere arbejdstid og kørsel

• Registrere materialer og reservedele

• Udfylde kontrolskemaer

• Tilføje billeder og dokumentation

• Skrive bemærkninger om udført arbejde
  

Oplysningerne registreres direkte på opgaven og bliver tilgængelige for kontoret uden efterfølgende dobbeltregistrering.

Appen kan tilpasses den enkelte medarbejders rolle og rettigheder. Teknikeren møder derfor kun de menupunkter, opgaver og oplysninger, der er relevante for arbejdet.

Arbejdskort, timer og materialer

Det elektroniske arbejdskort samler hele den konkrete serviceopgave.

Her kan teknikeren registrere, hvad der er udført, hvor lang tid opgaven har taget, og hvilke varer eller reservedele der er anvendt.

Når arbejdet er afsluttet, ligger registreringerne samlet og klar til kontrol og fakturering.

Det reducerer risikoen for, at timer eller materialer bliver glemt, og sparer administrationen for at skulle tyde håndskrevne arbejdssedler eller indtaste de samme oplysninger igen.

Kontrolskemaer og dokumentation

For service-, sikrings- og teknikvirksomheder er dokumentationen ofte lige så vigtig som selve arbejdet.

Digitale kontrolskemaer kan tilpasses forskellige anlæg, opgavetyper og kundekrav. Medarbejderen bliver guidet gennem de punkter, der skal kontrolleres, og kan registrere resultater, bemærkninger og billeder direkte på opgaven.

Det kan eksempelvis være:

• Lovpligtige eller aftalte kontrolpunkter

• Målinger og testresultater

• Konstaterede fejl og mangler

• Anbefalinger til reparation eller udskiftning

• Billeder før og efter arbejdet

• Kundens godkendelse

• Dokumentation for det udførte eftersyn

  
  

Kontrolskemaet gemmes sammen med kunden, anlægget og arbejdskortet. Dokumentationen kan derfor findes igen ved næste servicebesøg eller sendes videre til kunden.

Lager, reservedele og servicebiler

Materialer og reservedele kan registreres direkte på arbejdskortet, så forbruget følger den rigtige opgave og kommer med videre til faktureringen.

KeyBalance kan håndtere flere lagre og placeringer, eksempelvis hovedlager, afdelinger, værksted og den enkelte servicebil.

Det giver mulighed for at se, hvor en bestemt vare er tilgængelig, flytte varer mellem lagre og løbende følge beholdningen.

Prisfiler, vareskygger og skaffevarer kan samtidig gøre det lettere at arbejde med store leverandørkataloger uden at oprette alle varer manuelt på forhånd. Hvis en reservedel ikke er på lager, kan indkøbet forbindes med den konkrete kunde eller serviceopgave.

Genbestillingsforslag hjælper indkøberen med at sikre, at de nødvendige varer er tilgængelige, uden at virksomheden binder unødvendig kapital i lageret.

Fra udført arbejde til fakturering

Når teknikeren har afsluttet opgaven, ligger timer, materialer, kørsel og dokumentation allerede i KeyBalance.

Kontoret kan gennemgå registreringerne, foretage eventuelle rettelser og føre opgaven videre til fakturering. Medarbejderne slipper for at overføre oplysninger mellem forskellige programmer, og administrationen får et bedre og hurtigere faktureringsgrundlag.

Det betyder:

• Mindre dobbeltregistrering

• Færre glemte timer og materialer

• Hurtigere fakturering

• Bedre dokumentation

• Mere pålideligt overblik over opgavens økonomi

Når service, lager, fakturering og økonomi ligger i samme system, kan I følge opgaven hele vejen – både praktisk og økonomisk.

Kundeforholdet hænger sammen

Serviceopgaven er kun én del af relationen til kunden.

I KeyBalance CRM kan I samle kundeemner, kontaktpersoner, aktiviteter, tilbud, aftaler og opfølgning. Når kunden accepterer et tilbud, kan oplysningerne føres videre til serviceaftalen, anlægget og den konkrete opgave.

I får dermed et sammenhængende forløb fra den første kontakt til installation, løbende eftersyn, service, dokumentation og fakturering.

Et gennemprøvet system, der kan tilpasses

Service-, sikrings- og teknikvirksomheder arbejder ikke nødvendigvis ens.

Nogle udfører få store installationer med omfattende dokumentationskrav. Andre håndterer mange tilbagevendende eftersyn og akutte servicebesøg hver dag.

KeyBalance giver jer et gennemprøvet standardsystem til kunder, anlæg, service, lager og økonomi. Samtidig kan arbejdsgange, skærmbilleder, kontrolskemaer, statustyper og automatiseringer tilpasses jeres virksomhed.

En værdifuld tilpasning behøver ikke være et stort projekt. Et ekstra felt, en automatisk handling eller et bedre overblik kan være nok til at spare mange timer i hverdagen.

I får ét system til hele serviceforretningen i en stærk standardløsning udviklet til branchen, uden at blive låst fast i en standardkasse.

Med KeyBalance kan I samle:

• Kunder

• Lokationer

• Anlæg

• Serviceaftaler

• Automatiserede eftersyn

• Planlægning

• Elektroniske arbejdskort

• Tidsregistrering

• Materialer

• Kontrolskemaer

• Dokumentation

• Lager og servicebiler

• Indkøb

• CRM

• Mobil adgang

• Fakturering og økonomi
  

I stedet for at forbinde en række enkeltstående programmer får I én samlet løsning, hvor oplysninger og arbejdsgange hænger sammen.

Vi viser, hvordan I automatiserer eftersyn, samler opgaverne og gør hverdagen lettere for både kontoret og medarbejderne i marken.

Har I brug for hjælp til servicemodulet?

Kig på vores guideside