ERP til handel, grossist og webshop

KeyBalance er et dansk ERP-system til handelsvirksomheder, grossister, butikker og webshops. Lager med scanning og kaoslager, forsendelse med de store fragtfirmaer, EDI med leverandører som Kramp, Solar, Dagrofa og Coop, kasse til butikken og standardintegration til fem webshopplatforme hænger sammen i ét system med CRM og økonomi. Varer, kunder og priser skal kun vedligeholdes ét sted. Kundecases fra handel og distribution finder I længere nede på siden.

Ét komplet system til handelsvirksomheder

KeyBalance samler CRM, lager, salg og økonomi i ét system, så I undgår at slå de samme oplysninger op flere steder, når en ordre skal ekspederes.

Med indbygget stregkode-understøttelse ved varemodtagelse, -forsendelse og lagerstatus har I altid et opdateret billede af, hvad der reelt ligger på lageret.

Salgs-/ordrestyring, indkøbsstyring og logistikstyring hænger sammen i samme flow, og EDI-modulet gør det muligt at udveksle ordre- og fakturadata elektronisk med jeres samarbejdspartnere.

Scanlux Packaging i Fredensborg er et godt eksempel på, hvad det betyder i praksis. Med over 4.500 pallepladser og mange unikke varenumre var deres lagerstatus tidligere en tung, manuel proces, der lukkede ned for vareudsendelse i op til fire dage ad gangen.

Efter at have fået opsat en mere integreret lagerstatus-proces i KeyBalance er opgaven nu klaret på én dag. "Nu bruger vi en dag på status, og fejlmarginen er på et minimum. Vi får alt med. Også de få glemte varer øverst oppe på reolen, fordi vi nu tæller alle placeringer fremfor at løbe rundt og lede efter specifikke varenumre," fortæller Morten Gaard, Supply Chain & Operations Director hos Scanlux Packaging.

• CRM Modul

• Overblik over lager

• Forbrug og genbestilling af varer

• Mulighed for at udnytte stregkoder ved varemodtagelse, vareforsendelse og lagerstatus

• Lagerstyring

• Salgs-/ordrestyring

• Projektstyring

• EDI modul

• Indkøbsstyring

• Logistikstyring

• Ledelsesrapportering

• Ordreoversigt

• Vareoversigt

• Kundeoversigt

Kundecases fra handel og distribution

Her er handelsvirksomheder, der har fortalt om deres erfaringer med KeyBalance.

Hver kundecase har sin egen side med hele historien.

Er I grossist, så læs ERP til grossist og distributør.

Scanlux Packaging har over 4.500 pallepladser. Lagerstatus tog tidligere op til fire dage med lukket udsendelse og klares nu på én dag.

Albe Emballage skiftede fra C5 til KeyBalance i 2015, indførte kaoslager og modtager 50 til 60 ordrer dagligt via webshop, kundeweb og e-mail.

Thaibutikken har blandt andet valgt KeyBalance fordi lager og økonomi hænger sammen med kassesystemet FlexPOS, så nye varer og kunder kan bruges i kassen med det samme.

Bekoteknik valgte KeyBalance, fordi økonomi og lager kunne køre sammen i ét system.

Brørup Traktor og Maskincenter skiftede til KeyBalance i 2009, og systemet overtog kunder, lager og fakturaer uden nedetid.

Robbin A/S skiftede fra C5 til KeyBalance i 2018 og kører nu ordrer, arbejdskort, tjekskemaer og fakturering i samme system.

Vitrex Medical har et fast sortiment på over 3.000 produkter og leverer til kunder i over 100 lande. KeyBalance afløste et gammelt Linux-system.

Skifter I fra C5, Navision, Uniconta eller e-conomic?

KeyBalance konverterer blandt andet fra C5, Navision, Uniconta, e-conomic og andre ERP- og økonomisystemer.

I afgør sammen med os, hvilke data der skal med, for alt behøver ikke flytte over, og superbrugere eller relevante medarbejdere er med til at kontrollere de konverterede data. Albe Emballage skiftede fra C5 i 2015, da C5 udgik, og Robbin A/S skiftede fra C5 i 2018. Hos Maskinland blev data konverteret en søndag, og mandag aften kunne de skrive fakturaer.

Læs mere under skift fra C5 til KeyBalance.

Lagerstyring med scanning og kaoslager

Lagermodulet giver et samlet overblik over lager, varer, ydelser, beholdning og varebevægelser, og I kan følge beholdningen både pr. vare og pr. lokation. KeyBalance understøtter EAN-numre, stregkoder og labels, så varer kan identificeres og scannes, og mobilen kan bruges til scanning. Med enhedsstyring kan hver enhed have sin egen pris, stregkode og størrelse, som Thaibutikken beskriver i sin kundecase.

Læs hele guiden: ERP med scanning og lagerstatus.

Har I mange varenumre og vil udnytte pladsen bedre, kan I tilføje kaoslager. Her har varerne ingen faste pladser. Hver lokation får en stregkode, og når en vare modtages, scannes først enheden og derefter lokationen, så systemet altid ved, hvor hver enhed står.

Nye varer placeres efter regler, I selv definerer, fx krav til højde og bredde eller zoner til køl og frost. I kundecasen om Albe Emballage beskrives det, hvordan KeyBalance fortæller, hvor på lageret nye paller skal stilles, og at det sparer både tid og lagerplads.

Pluk, pak og forsendelse

Når en ordre lander i forsendelsen, fortæller KeyBalance, hvor lagermedarbejderen skal plukke varen. Stregkoden på hylden scannes for at bekræfte placeringen, derefter scannes varen, og ordren afsluttes, når alle varer er plukket. Herefter oprettes forsendelsen automatisk hos fragtfirmaet, og følgeseddel og pakkelabel udskrives.

Se hele forløbet under pluk, pak og forsendelse.

Webshop og e-handel

KeyBalance har standardintegration til DanDomain, Magento, WooCommerce, Shopify og WebParts, så ordrer, varer, kunder og lagerbeholdning kan synkroniseres automatisk mellem webshoppen og ERP-systemet. I kundecasen om Albe Emballage går webshop-ordrer direkte ind i KeyBalance og videre til lageret, mens ordrer fra mail og kundeweb kvalitetssikres hos en ordrebehandler.

Når ordren er godkendt, er arbejdet i forsendelsen ens, uanset hvor ordren kom fra.

Bruger I et andet system, kan det forbindes via KeyBalance API.

Læs mere under ERP med webshopintegration.

EDI, leverandørpriser og indkøb

EDI-modulet udveksler ordre- og fakturadata elektronisk med samarbejdspartnere. KeyBalance kan også håndtere prisfiler og varedata fra leverandører og samhandelspartnere som Kramp, Solar, Dagrofa og Coop.

Med Pristjek indlæses leverandørernes prisfiler automatisk, så I kan sammenligne priser mellem leverandører med de samme varer, og nye varer kan oprettes ved at scanne EAN-nummeret.

Se EDI i ERP.

Butik og kasse

Detailmodulet er en kasseløsning til butikssalg med kontant, Dankort og kreditkort, delbetaling og automatisk bogføring af alle salg. Varer og kundekort kan scannes direkte i systemet.

Vil I bruge et eksternt kassesystem, kan KeyBalance integreres med FlexPOS.

Thaibutikken beskriver i sin kundecase, at nye varer og kunder, der er oprettet i KeyBalance, med det samme kan bruges i FlexPOS.

Se ERP til detailhandel med kasse og POS.

CRM og salg

CRM-modulet giver overblik over kundeemner, kunder, kontaktpersoner, aktiviteter og relationer. I gemmer historik med notater, opgaver og e-mailintegration, opretter salgsprojekter og holder styr på salgsprognoser.

Emner kan kategoriseres efter branche, ansvarsområde og interesser, så kampagner og mails rammer de rigtige.

Med journalisering får I adgang til dokumentarkiv samt ordre-, faktura- og tilbudshistorik på den enkelte kunde.

Se CRM til handel.

KeyBalance på mobilen

Mobilløsningen giver adgang til store dele af KeyBalance i en enklere brugerflade, tilpasset medarbejderens opgaver, arbejdsgange og rettigheder. Medarbejderne kan slå varer og lagerbeholdning op, registrere bevægelser og bruge mobilen til scanning.

Den virker på Apple, Android og i webbrowseren.

Guider til handel

Her er guiderne til de enkelte dele af KeyBalance til handel. Hver guide har sin egen side med kundecases og svar på de mest stillede spørgsmål.

• ERP med scanning og lagerstatus: scanning til mindste enhed og lagerstatus på en dag

• ERP til grossist og distributør: ordre, indkøb, lager, forsendelse, EDI og CRM

• ERP med webshopintegration: DanDomain, Magento, WooCommerce, Shopify og WebParts

• Pluk, pak og forsendelse: scanning, fragtlabels og tracking

• EDI i ERP: ordrer, fakturaer og leverandørpriser

• Skift fra C5 til KeyBalance: datakonvertering og kundecases

• ERP til detailhandel med kasse og POS: butik, kasse og FlexPOS

• CRM til handel: salg, historik og prognoser

Det siger kunderne om KeyBalance ERP

Lagerstyring og ordrebehandling effektiviseret markant ved at skifte fra C5 til KeyBalance.

Albe Emballage skiftede til KeyBalance i 2015, da C5 udgik. De valgte KeyBalance, fordi det virkede fleksibelt og let at gå til, og fordi nogle af de internationale løsninger virkede for avancerede for en mindre virksomhed med 21 ansatte.