top of page
6.jpg

Ofte stillede spørgsmål om KeyBalance

Her har vi samlet svar på de spørgsmål, vi oftest får om KeyBalance: hvad systemet kan, hvem det passer til, hvordan et skifte foregår, og hvordan I får hjælp.

 

Er du allerede kunde og har spørgsmål om, hvordan en funktion bruges i systemet, finder du vejledninger på guide.keybalance.dk. Finder I ikke svaret, så ring på 88 88 78 30 eller skriv til os via supportsiden.

Om KeyBalance

Hvad er KeyBalance? KeyBalance er et dansk ERP-system, der samler økonomi, CRM, salg, ordre, lager, indkøb, projekter, produktion, service og butik i ét system. Systemet udvikles, implementeres og supporteres af KeyBalance A/S, så I har én leverandør fra første samtale til daglig drift.

Hvem står bag KeyBalance? KeyBalance A/S i Bagsværd har rødder tilbage til 1978, hvor Flemming Østergaard grundlagde Polydata (senere Atomic Software). Gennem tre systemgenerationer har systemerne været brugt i over 8.000 virksomheder.

Hvad gør KeyBalance anderledes? KeyBalance er dansk udviklet med dansk support direkte fra dem, der laver systemet. Det er et godkendt digitalt bogføringssystem og et stærkt standardsystem, der kan tilpasses jeres arbejdsgange. Mobil og AI er en del af samme platform, og bag systemet ligger over 45 års erfaring med ERP til danske virksomheder.

Hvem ejer KeyBalance? KeyBalance er ejet og drevet af folkene bag produktet, herunder grundlæggeren Flemming Østergaard, og ikke af en kapitalfond. Det giver kort vej fra kundernes behov til beslutninger om systemets udvikling.

Er KeyBalance bare et økonomisystem? Nej. Bogføring og regnskab er en del af KeyBalance, men systemet samler også CRM, salg, ordre, lager, indkøb, projekter, produktion, service, butik og mobil registrering. Det er bygget til virksomheder, hvor økonomien kun er én del af forretningen.

Er KeyBalance det samme som Uniconta, e-conomic eller Business Central? Nej. KeyBalance er et selvstændigt dansk ERP-system, som vi selv udvikler. Det er ikke bygget på et andet system.

Læs om forskellene under skift ERP-system til KeyBalance.

Hvem passer KeyBalance til, og hvad koster det?

Hvilke virksomheder passer KeyBalance til? KeyBalance passer til mellemstore virksomheder med 10 brugere eller flere. Vi har brancheløsninger til produktion, maskinhandel, service, sikring og teknik, håndværk og entreprise, handel, grossist og webshop samt transport og logistik. Se kundehistorierne for eksempler.

Hvem passer KeyBalance ikke til? Er I færre end 10 brugere og har primært brug for bogføring, er et rent regnskabsprogram ofte nok. Har I aktiviteter i mange lande eller er bygget op om et bestemt internationalt system, kan et andet system passe bedre. Tag en uforpligtende snak med os, så finder vi ud af, om vi passer til jer.

Hvad koster KeyBalance? Prisen afhænger af antallet af brugere og de moduler, I vælger. I starter med Grundpakken og tilføjer de tillægspakker, I har brug for.

Se priser, eller ring på 88 88 78 30 og få et tilbud, der passer til jeres virksomhed.

Brancheløsninger

Hvilket ERP-system passer til en produktionsvirksomhed? KeyBalance er et dansk ERP-system til produktion med styklister, ruter, Gantt-planlægning og hovedproduktionsplan (MPS), der hænger sammen med lager, indkøb, salg og økonomi. Hos IMAS udregner systemet selv kostprisen på de cirka 7.000 emner, de producerer om året.

Mere information om KeyBalance ERP til produktion

Hvilket ERP-system passer til maskinhandel og maskinforhandlere? KeyBalance har en brancheløsning til maskinhandel, der samler salg, maskinlager, værksted, arbejdskort, service og økonomi. Den bruges af blandt andre Brørup Traktor og Maskincenter, Maskinland, Bekoteknik og Robbin A/S.

Mere information om KeyBalance ERP til maskinhandel

Hvilket ERP-system passer til service, sikring og teknik? KeyBalance har en brancheløsning til servicevirksomheder med arbejdskort, serviceaftaler, planlægning og mobilapp til teknikerne, så opgaver kan afsluttes og faktureres direkte fra marken.

Mere information om KeyBalanceERP til service, sikring og teknik

Hvilket ERP-system passer til håndværk og entreprise? KeyBalance har en brancheløsning til håndværk og entreprise, hvor sager, tid og materialer registreret på mobilen, lager, indkøb, fakturering og økonomi hænger sammen i ét system.

 Mere information om KeyBalance ERP til håndværk og entreprise

Hvilket ERP-system passer til handel, grossist og webshop? KeyBalance har en brancheløsning til handel med lager og scanning, pluk og pak, forsendelse, EDI, webshopintegration, kasse og CRM i ét system

Mere information om KeyBalance ERP til handel, grossist og webshop

Hvilket ERP-system passer til transport og logistik? KeyBalance har en brancheløsning til vognmænd og transportvirksomheder, der samler kørsel, fakturering, lager og økonomi i ét system.

Mere information om KeyBalance ERP til transport og logistik

Funktioner

Har KeyBalance et produktionsmodul? Ja. Produktionsmodulet har styklister, ruter, Gantt-planlægning og hovedproduktionsplan (MPS) og hænger sammen med lager, indkøb, salg og økonomi, så kostpriser og fortjeneste altid bygger på de rigtige tal.

Har KeyBalance kassesystem og POS til butikken? Ja. Detailmodulet er en kasseløsning med kontant, Dankort og kreditkort, delbetaling og automatisk bogføring af salget. Varer og kundekort kan scannes direkte. KeyBalance kan også kobles til kassesystemet FlexPOS.

Mere information om KeyBalance ERP til detailhandel med kasse og POS.

Har KeyBalance HR? Ja. HR-tillægsmodulet dækker fraværsregistrering som ferie, sygdom og barsel, ferieplanner, fraværsstatistik pr. medarbejder og afdeling, kompetencekatalog og firmapolitikker, som medarbejderne kvitterer for at have læst.

Mere information om KeyBalance HR-modulet.

Kan KeyBalance håndtere abonnementer? Ja. Med abonnementsmodulet kan I styre og fakturere faste aftaler og abonnementer automatisk.

Har KeyBalance CRM? Ja. CRM er en af KeyBalances styrker. CRM-modulet samler kundeemner, kunder, kontaktpersoner, aktiviteter, salgsprojekter og historik, så salg hænger sammen med lager, ordrer og økonomi.

Kan KeyBalance håndtere projekter? Ja. Projektstyring er en del af KeyBalance og hænger sammen med økonomi, ressourcer og fakturering.

Kan KeyBalance håndtere lager og stregkoder? Ja. Lagermodulet giver overblik over beholdning pr. vare og lokation og understøtter EAN-numre, stregkoder og labels. Med tillægspakken Kaoslager kan varerne placeres uden faste pladser.

Mere information om KeyBalance ERP med scanning og lagerstatus.

Kan KeyBalance kobles til vores webshop? Ja. KeyBalance har standardintegration til DanDomain, Magento, WooCommerce, Shopify og WebParts.

Mere information om KeyBalance ERP med webshopintegration.

Understøtter KeyBalance EDI? Ja. EDI-modulet udveksler ordre- og fakturadata elektronisk, og KeyBalance kan håndtere prisfiler og varedata fra blandt andre Kramp, Solar, Dagrofa og Coop.

Mere information om KeyBalance EDI i ERP.

Kan vi sende pakker direkte fra KeyBalance? Ja. Forsendelsesmodulet udskriver fragtlabels fra ordren og lægger trackingnummeret på ordren. KeyBalance er integreret med blandt andre PostNord, GLS, DHL, UPS, Bring og DAO.

Kan medarbejderne bruge KeyBalance på mobilen? Ja. Mobilløsningen virker på Apple, Android og i webbrowseren. Medarbejderne kan se dagens opgaver, registrere tid og materialer, slå varer op og scanne, og registreringerne går direkte ind i systemet.

Mere information om KeyBalance mobilløsningen.

Har KeyBalance AI? Ja. Med KeyBalance AI kan fx en mail med en bestilling automatisk blive til en ordre i systemet. KeyBalance har også en MCP-server, der forbinder systemet med AI-assistenter som Claude. Assistenten arbejder med brugerens egne rettigheder og kan ikke se mere, end brugeren selv har adgang til.

Mere information om KeyBalance AI 

Kan KeyBalance tilpasses vores virksomhed? Ja. Vi ser først på, om behovet kan løses i standard KeyBalance. Hvis ikke, kan en tilpasning eller specialudvikling vurderes, og den laves af dem, der udvikler systemet.

Bogføringsloven, e-faktura og økonomi

Er KeyBalance et godkendt bogføringssystem? Ja. KeyBalance Cloud er registreret i Erhvervsstyrelsens fortegnelse over digitale standard bogføringssystemer med registreringsnummer FOB712354.

Kan KeyBalance sende og modtage e-faktura? Ja. KeyBalance kan både sende og modtage e-faktura i formaterne OIOUBL via NemHandel og Peppol BIS 3, som offentlige kunder bruger.

Kan KeyBalance eksportere SAF-T? Ja. KeyBalance kan eksportere regnskabsdata i SAF-T-formatet.

Kan KeyBalance håndtere flere selskaber og valutaer? Ja. I kan have flere selskaber i samme installation og bruge flere valutaer i samme regnskab.

Har KeyBalance en standard kontoplan? Ja. KeyBalance har en indbygget standard kontoplan, som kan tilpasses jeres virksomhed.

Integrationer

Har KeyBalance løn? KeyBalance har ikke selv et lønmodul, men kobles til eksterne lønsystemer, så lønnen bogføres automatisk i KeyBalance.

Kan KeyBalance integreres med banken? Ja. KeyBalance har bankintegration med danske banker.

Har KeyBalance et API? Ja. Systemer, der ikke har en standardintegration, kan forbindes via KeyBalance API.

Mere information om KeyBalance integrationer og integrationspartnere.

Har KeyBalance rapportering og BI? Ja. KeyBalance har indbygget ledelsesrapportering, så I kan følge økonomi, salg og drift i samme system.

Skift, konvertering og dataoverførsel

Kan vi skifte fra vores nuværende system? Ja. KeyBalance konverterer fra stort set alle ERP- og økonomisystemer, så I ikke skal starte forfra.

Læs mere her: skift ERP-system til KeyBalance.

Hvilke systemer kan I konvertere data fra? Vi konverterer blandt andet fra C5, Navision, Business Central, Uniconta, e-conomic og Ordrestyring.dk, E-Komplet og e-Regnskab. Kommer I fra et andet system, kan vi som regel også flytte jeres data.

Hvad er en datakonvertering? En datakonvertering betyder, at data flyttes fra jeres gamle system til KeyBalance i et format, så de kan bruges med det samme. Vi ser både på, hvilke data I har, og hvordan de skal fungere i KeyBalance, så konverteringen understøtter jeres nye arbejdsgange og ikke bare kopierer de gamle.

Læs mere under sådan konverterer vi data.

Hvilke data kan overføres til KeyBalance? Typisk debitorer og kreditorer, kundeemner, varer og varenumre, kontoplan og økonomidata, åbne poster og saldi, lagerdata samt historiske data og stamdata. Data fra fagsystemer til sags- og ordrestyring kan også komme med.

Skal alle vores data med over? Nej. Et systemskifte er en god anledning til at rydde op. Vi aftaler sammen, hvilke data der er værd at tage med, og hvilke der ikke længere har værdi i den daglige drift.

Kan vi beholde vores historik? I mange tilfælde ja. Historiske data som tidligere fakturaer, posteringer og kundehistorik kan konverteres, så I stadig kan slå op i dem i KeyBalance. Vi aftaler, hvor langt tilbage det giver mening at gå.

Er det sikkert at konvertere data til KeyBalance? Ja. Vi har stor erfaring med trygge, stabile og sikre konverteringer fra andre systemer. Vi planlægger konverteringen sammen med jer, kontrollerer resultatet bagefter, og jeres superbrugere er med til at godkende, at data er kommet korrekt over, før I går i drift.

Vi bruger C5 eller Navision. Kan vi skifte nu? Ja. Mange af vores kunder kommer fra C5 og Navision, fx Albe Emballage, der skiftede i 2015, da C5 udgik, og Robbin A/S, der skiftede i 2018.

Læs mere under skift fra C5 og skift fra Navision.

Vi bruger e-conomic og Ordrestyring.dk. Kan KeyBalance erstatte begge? Ja. KeyBalance samler opgaver, mobil registrering af tid og materialer, fakturering, lager og økonomi i ét system, og data fra begge systemer kan konverteres

Læs mere under skift fra e-conomic og Ordrestyring.

Hvem kontrollerer, at data er kommet korrekt over? Det gør KeyBalance og I sammen. Vi kontrollerer konverteringen, og jeres superbrugere eller relevante medarbejdere inddrages, fordi de kender jeres data bedst.

Hvor lang tid tager det at skifte til KeyBalance? Det afhænger af virksomheden og mængden af data. Hos Maskinland blev data konverteret en søndag, og mandag aften kunne de skrive fakturaer. Hos Brørup Traktor og Maskincenter var overførslen af kunder, lager og fakturaer klaret på et par timer, uden nedetid.

Hvordan foregår implementeringen? Forløbet består af kundeopstart, implementering, konvertering af data og kvalitetssikring, hvor løsningen testes sammen med jer, før den tages i brug. En superbruger hos jer er bindeled mellem kollegerne og systemet

Læs mere her: sådan implementerer vi.

Hvad sker der efter go-live? Samarbejdet fortsætter med support, rådgivning og videreudvikling, når der opstår nye behov.

Læs mere her: KeyBalance efter go-live.

Drift og support

Kører KeyBalance i skyen? Ja. KeyBalance Cloud er den skybaserede udgave af KeyBalance, så I kan arbejde i systemet hvor som helst.

Bliv klogere på KeyBalance systemkrav og anbefalinger.

Får vi support på dansk? Ja. Support kommer direkte fra KeyBalance på dansk, uden en partner imellem, og brugerfladen er på dansk.

Find kontakt på supportsiden, og vejledninger til alle dele af systemet på guide.keybalance.dk.

Hvor finder vi hjælp til, hvordan en funktion bruges? På guide.keybalance.dk ligger vejledninger til KeyBalance, så I kan slå op, hvordan de enkelte funktioner og arbejdsgange bruges i systemet.

Tilbyder I undervisning og webinarer? Ja. Ud over oplæring under implementeringen holder vi lynwebinarer, hvor en af vores eksperter sætter fokus på et bestemt modul eller en bestemt funktion.

bottom of page