ERP til maskinhandel

Udviklet til maskinhandel

Vi tilbyder et ERP-system udviklet til maskinhandel, så I kan samle maskinsalg, værksted, reservedele, lager, økonomi og kundehistorik i ét sammenhængende system.

KeyBalance er udviklet sammen med maskinhandlere og understøtter hele maskinens rejse, fra indkøb og klargøring til salg, service, indbytning og gensalg.

• Udviklet til dansk maskinhandel

• Nye og brugte maskiner

• Værksted og reservedele

• Mobil adgang

Maskinhandel følger ikke altid den lige vej fra indkøb til salg.

Nogle gange sælger I en maskine, før den er indkøbt. Andre gange tager I en brugt maskine i bytte, tilføjer ekstraudstyr, klargør den på værkstedet eller sælger den videre igen.

Samtidig skal salg, værksted, reservedelslager og administration kunne arbejde videre med de samme oplysninger uden at miste overblikket undervejs.

Det har vi gjort nemt i KeyBalance. Systemet holder sammen på maskiner, handler, omkostninger, dokumenter og historik. Også når virkeligheden ikke følger en standardproces.

Maskinens rejse i ét system

En maskine stopper ikke med at være vigtig, når den er solgt.

I KeyBalance kan I følge maskinen gennem hele dens levetid i jeres forretning:

Indkøb → Klargøring → Salg → Service → Indbytning → Gensalg (også når rækkefølgen varierer.)

Maskinens oplysninger, dokumenter, omkostninger, arbejdskort og historik er samlet ét sted.

Det betyder, at alle arbejder med de samme aktuelle oplysninger og slipper for at holde styr på maskinen i forskellige systemer og regneark.

Salg, køb og bytte

En kunde skal ikke nødvendigvis vente på, at maskinen står på jeres lager.

I KeyBalance kan I oprette tilbud og sælge en maskine, selvom den endnu ikke er indkøbt eller modtaget. Når maskinen efterfølgende bestilles og kommer hjem, følger oplysningerne videre i den samme arbejdsgang.

Når I tager en brugt maskine i bytte, kan den oprettes og værdisættes som en del af den samlede handel.

Omkostninger til eksempelvis klargøring, reparationer og ekstraudstyr kan efterfølgende følges frem mod et nyt salg.

I får overblik over:

• Hvad maskinen er købt eller taget i bytte for

• Klargøring, reparationer og øvrige omkostninger

• Om maskinen er reserveret, på lager, under klargøring eller solgt

• Forventet og realiseret avance

• Tidligere ejere, handler og service
  

Det giver sælgeren et bedre beslutningsgrundlag – både ved den første handel og ved et senere gensalg.

Historik, status og økonomi

Alle relevante oplysninger om den enkelte maskine kan samles på ét maskinkort.

Se for eksempel:

• Fabrikat, model og serienummer

• Ejer og kundeoplysninger

• Købs- og salgsoplysninger

• Maskinens aktuelle status

• Dokumenter og billeder

• Tidligere arbejdskort og reparationer

• Anvendte reservedele

• Maskinens økonomiske posteringer

• Kostpris, salgspris og dækningsbidrag
  

Med maskinstatuslister får sælgere og ledelse samtidig overblik over, hvilke maskiner der er på lager, reserveret, under klargøring, udlejet eller solgt.

Maskinbogføring og afstemning gør det muligt at kontrollere, at værdierne i maskinkartoteket stemmer med bogføringen.

Med rapporter og Maskinrapport DB kan I analysere maskinbeholdningen ud fra eksempelvis status, type, alder, kostpris, salgspris og avance.

Til både standardmaskiner og individuelle maskiner

Sælger I mange ens standardmaskiner, kan arbejdsgangen holdes enkel og styres med varenummer og lagerbeholdning.

Handler I med traktorer, entreprenørmaskiner eller andre værdifulde specialmaskiner, kan hver enkelt maskine følges med serienummer, dokumentation, omkostninger og fuld historik.

KeyBalance kan understøtte både den enkle handel og de maskiner, der skal følges individuelt gennem hele deres levetid.

Værksted, service og dokumentation

Hele værkstedsopgaven kan håndteres i KeyBalance – fra maskinen modtages, til arbejdet er afsluttet og faktureret.

På elektroniske arbejdskort kan medarbejderen registrere:

• Arbejdstid

• Reservedele og materialer

• Arbejdsbeskrivelser og observationer

• Billeder og dokumentation

• Kontrolpunkter

• Interne og eksterne omkostninger
  

Når arbejdet er afsluttet, ligger timer, materialer og dokumentation samlet og klar til kontrol og fakturering. Det reducerer dobbeltregistrering og risikoen for, at udført arbejde eller anvendte reservedele ikke bliver faktureret.

Tidligere reparationer, service, reservedele og dokumenter gemmes på maskinen. Værkstedet kan derfor hurtigt se, hvad der tidligere er udført, og hvad der eventuelt skal følges op på.

Digitale kontrolskemaer kan tilpasses forskellige maskintyper og opgaver, så medarbejderen bliver guidet gennem de punkter, der skal kontrolleres.

Reservedelskatalog, vareskygger og skaffevarer

Maskinhandlere arbejder ofte med meget store reservedelskataloger fra flere leverandører. Det betyder ikke, at alle varer skal oprettes og vedligeholdes manuelt i det almindelige varekartotek.

Med reservedelskataloger og vareskygger kan medarbejderen søge i leverandørernes vare- og prisoplysninger. Varen oprettes først som en almindelig vare, når den faktisk skal bruges eller sælges.

Det giver adgang til et stort sortiment uden at fylde varekartoteket med varer, I aldrig har haft behov for.

Hvis varen ikke ligger på lager, kan den håndteres som en skaffevare. Indkøbet forbindes med den konkrete kundeordre eller værkstedsopgave, så medarbejderen kan følge varen fra bestilling og modtagelse til levering eller montering.

Reservedelskatalog → Vareskygge → Skaffevare eller lagervare → Indkøb → Pluk → Værksted eller kunde

Lager, pluk og genbestilling

Reservedele kan plukkes til både kundeordrer og værkstedsopgaver.

Medarbejderen får overblik over, hvilke varer der skal findes, hvor de ligger, og hvilken ordre eller maskine de tilhører. Når varerne registreres, opdateres lageret, og forbruget følger den rigtige ordre frem til fakturering.

KeyBalance kan håndtere flere lagre og placeringer, eksempelvis hovedlager, værksted, servicebiler og forskellige afdelinger.

Genbestillingsforslag kan tage udgangspunkt i beholdning, eksisterende ordrer og forventet behov. Det giver indkøberen et bedre grundlag for at undgå både udsolgte varer og unødvendigt store lagre.

Få bevægelse i reservedele, der findes på lageret

Reservedele, der har ligget længe eller er på vej ud af sortimentet, behøver ikke ende som glemt kapital.

KeyBalance kan automatisk sende relevante lagerbeholdninger og salgspriser til WebParts. Varerne bliver dermed synlige for andre i branchen og får en bedre mulighed for at blive solgt.

Eksporten kan køre automatisk, og KeyBalance viser, om overførslen er gennemført korrekt, eller om noget kræver opmærksomhed.

Dokumenter hvor de hører til

Ordrebekræftelser, billeder, aftaler, kontrolskemaer, fakturaer og øvrige dokumenter kan gemmes direkte på kunden, maskinen eller opgaven.

Medarbejderen skal derfor ikke lede i fællesdrev, e-mails og mapper for at finde dokumentationen.

Dokumenthåndteringen følger arbejdsgangen og gør de relevante oplysninger tilgængelige for de medarbejdere, der har brug for dem.

På værkstedet og på farten

Mekanikere, servicemedarbejdere og sælgere behøver ikke vente med at registrere oplysninger, til de er tilbage ved computeren.

Fra mobil eller tablet kan medarbejderen blandt andet:

• Se kunde- og maskinoplysninger

• Tilgå arbejdskort

• Registrere tid og materialer

• Tilføje billeder og dokumentation

• Udfylde kontrolskemaer

• Se kalender og planlagte opgaver

• Tilgå relevante lageroplysninger
  

Appen kan tilpasses den enkelte medarbejders rolle og rettigheder. Brugeren møder derfor kun de funktioner og oplysninger, der er relevante for arbejdet.

Forretningen hænger sammen

Maskinsalg begynder ofte længe før selve ordren. I KeyBalance CRM kan sælgeren samle kundeemner, kontaktpersoner, aktiviteter, aftaler, tilbud og salgsmuligheder.

Maskinsalg, værksted, reservedele og lager hænger samtidig direkte sammen med fakturering og økonomi.

I slipper for unødvendige overførsler mellem forskellige systemer og får ét samlet grundlag for at følge:

• Omsætning og avance

• Maskin- og reservedelslager

• Igangværende værkstedsopgaver

• Indkøb og leverandører

• Kunder og åbne poster

• Afdelinger og forretningsområder

  
  

Økonomien bliver dermed en integreret del af den daglige arbejdsgang, ikke et separat system ved siden af forretningen.

Et gennemprøvet system

I behøver ikke starte med et tomt ERP-system.

KeyBalance til maskinhandel indeholder allerede gennemprøvede funktioner og arbejdsgange til maskinsalg, maskinkartotek, værksted, reservedele, lager og økonomi.

En tilpasning behøver ikke være et stort udviklingsprojekt. Et ekstra felt, en anden status eller en automatisk handling kan være nok til at spare mange timer i hverdagen.

I får et stærkt standardsystem udviklet til branchen – uden at blive låst fast i en standardkasse.

Med KeyBalance kan I samle:

• Maskinsalg

• Nye og brugte maskiner

• Indbytning

• Maskinkartotek

• Maskinhistorik

• Maskinøkonomi

• Værksted

• Arbejdskort

• Service

• Kontrolskemaer

• Reservedelskataloger

• Vareskygger

• Skaffevarer

• Pluk

• Lagerstyring

• WebParts

• Dokumenthåndtering

• CRM

• Mobil adgang

• Fakturering og økonomi

I stedet for at forbinde en række enkeltstående programmer får I én samlet løsning, hvor oplysninger og arbejdsgange hænger sammen.

Book en uforpligtende gennemgang, hvor vi tager udgangspunkt i jeres maskiner, arbejdsgange og behov.

Vi viser, hvor bedre overblik, automatisering eller tilpasning kan gøre jeres hverdag lettere.

Har du brug for hjælp? Guideside