Svend Aage Jensen
Medejer Brørup Traktor & Maskincenter
10 medarbejdere
Stenbro Allé 10
6650 Brørup
mail: salg@btcm.dk
Med KeyBalance går arbejdsopgaverne langt hurtigere
Det var med spænding, men også med en vis skepsis at vi i 2009 besluttede at skifte vores gamle økonomisystem ud til fordel for KeyBalance. Men alt er gået over forventning. Vi har fået et system med rigtig mange muligheder, som er tilpasset vores behov. Det har virkelig lettet hverdagen for os alle. Ikke kun på kontoret, men også på lageret og på værkstedet. Det fortæller Svend Aage Jensen, der er medejer af Brørup Traktor- & Maskincenter, som importerer, forhandler og servicerer flere af de kendte landbrugsmaskiner på markedet. Kunderne er først og fremmest landbrug, maskinstationer og kommuner i Danmark, men man har også et stigende antal kunder i Norge og Sverige og i de baltiske lande.
God service fra KeyBalance
Servicen fra KeyBalance har også været en positiv oplevelse. Vores tidligere leverandør var betydeligt større end KeyBalance, men alligevel er KeyBalance’s service både bedre og billigere. Før kunne det tage flere dage at få hjælp. Nu går det langt hurtigere, nogle gange sker det endda med det samme, fordi KeyBalance folk kan gå ind i vores system over nettet. Så man mærker tydeligt, at de lever af at behandle kunderne ordenligt, ligesom vi selv gør det.
Fik grønt lys fra brancheforeningen
Da vi valgte KeyBalance som maskinforretningens nye økonomisystem, så skyldtes det to ting: Det gamle system var dyrt i drift og dyrt at opgradere. Så da jeg fik et salgsbrev fra KeyBalance med et tilbud, så kontaktede jeg vores brancheforening,
Dansk Maskinforhandlerforening, for at høre hvad de mente om det. Og de gav grønt lys til systemet. Skiftet til KeyBalance betød også, at man skulle overføre en masse data fra det gamle system. Men det skete uden problemer, og det samme gjaldt oplæringen i det nye system, fortæller Svend Aage Jensen. Vi skulle overføre data om kunder, lager og faktura osv., men det gik helt smertefrit, og det var overstået på et par timer med hjælp fra KeyBalance, der klarede det hjemmefra.
Brugervenligheden er langt bedre end det gamle system, eksempelvis når vi i KeyBalance skal skifte fra én funktion til en anden, så kræver det kun to hurtige klik. I det gamle system skulle vi først helt ud af en funktion og derefter starte forfra med den næste.
Positiv Udvikling
Brørup Traktor - & Maskincenter er en virksomhed, der på trods af krisen, har en stabil vækst og en sund økonomi, og som løbende udvider produktsortimentet. Som et led i denne positive udvikling investerede man derfor i 2009 i et nyt økonomisystem, KeyBalance.
“KeyBalance dækker alle vores daglige administrative opgaver som f.eks. salg, indkøb og regnskab, ordrer, service osv. Men derudover har KeyBalance også leveret en række specialmoduler til de specialiserede arbejdsopgaver, som man har i en maskinforretning som vores”
Blandt de specialfunktioner i KeyBalance, som man lægger særlig vægt på nævner Svend Aage Jensen:
En salgsordre til en kunde kan automatisk generere en tilsvarende indkøbsordre til leverandøren.
Man kan gemme alle servicerapporter i pdf-format under varenummer.
Et modul til at planlægge arbejdsopgaverne på værkstedet og udskrive arbejdskort med en stregkode for hver opgave. Når servicemekanikeren efterfølgende udfører en reparationsordre, registreres forbrug af tid og reservedele med stregkodelæser.
Lagerstyring omfatter også reservedelslagerne i de to servicebiler.
Lagerstyring og indkøb tager højde for både mindsteordrer og sæsonsvingninger i forbruget.
Faktura til kommunerne sendes elektronisk og med konvertering til EDI-format.
Der er direkte ordreafgivelse til de vigtigste leverandører i deres eget elektroniske format.
Alle monteringsvejledninger og reservedelslister ligger i KeyBalance i pdf-format.
Alle indkomne faktura kobles automatisk sammen med den tilsvarende indkøbsordre.
Udgående faktura kan sendes til kunderne per e-mail i pdf-format.
Det er alle funktioner, som medarbejderne har stor glæde af i det daglige arbejde. KeyBalance har mange flere funktioner end vores gamle system, men er alligevel både lettere og hurtigere at arbejde med. De daglige rutineopgaver bliver løst væsenligt hurtigere end før, og der er ingen papiropgaver længere.
Alle medarbejdere i virksomheden har været glade for KeyBalance lige fra første dag. Også lagerfolkene og servicemekanikerne, understreger Svend Aage Jensen.