Nye bogføringskrav til digitale bogføringssystemer i 2027 og 2028. Hvad betyder de for din virksomhed?
Nye regler skal gøre digital bogføring mere sikker, styrke brugen af elektroniske fakturaer og mindske risikoen for fejl og misbrug. Flere af ændringerne får betydning for virksomhedernes daglige arbejde med bogføring, fakturering og administration.
Erhvervsstyrelsen har offentliggjort nye bogføringskrav til registrerede digitale bogføringssystemer, som bliver indført i etaper fra 2027 til 2028.
Kravene handler blandt andet om identifikation med MitID, tilmelding til Nemhandel, kontrol af virksomhedsoplysninger og bedre beskyttelse af bilag.
For virksomheder betyder det nye procedurer og ændringer i den måde, bogføringssystemet skal fungere på.
Vi gennemgår de vigtigste ændringer, hvornår de træder i kraft, og hvad du skal være opmærksom på.
Hvornår træder de nye bogføringskrav i kraft i 2027 og 2028?
1. januar 2027: Nye krav til SAF-T 2.1, som er standardformatet for udveksling af bogføringsdata.
1. marts 2027: Krav om identifikation med MitID, tilmelding til Nemhandel med mulighed for fravalg og tydelig information om e-fakturering.
1. januar 2028: Yderligere krav til virksomhedsoplysninger, identitetskontrol ved ændringer, sporbarhed og beskyttelse af bogføringsmateriale.
De nye krav gælder først og fremmest udbydere af registrerede bogføringssystemer, som skal sikre, at systemerne understøtter reglerne.
Virksomhedens identitet skal bekræftes med MitID
Træder i kraft 1. marts 2027
Fra marts 2027 skal virksomheder, der er registreret i CVR, have bekræftet deres identitet med MitID i forbindelse med brugen af et registreret bogføringssystem.
Kravet omfatter både nye og eksisterende kunder. For eksisterende virksomheder, hvor identiteten ikke tidligere er blevet valideret med MitID, skal bekræftelsen gennemføres, før virksomheden igen kan få adgang til bogføringssystemet.
Virksomheder, der allerede har gennemført den krævede validering, behøver ikke gentage den alene som følge af den nye regel.
Skal du så bruge MitID, hver gang du logger ind?
Nej. Der er tale om en bekræftelse af virksomhedens identitet. Reglerne kræver ikke, at alle medarbejdere fremover skal bruge MitID ved hvert almindeligt login.
Formålet er at sikre, at bogføringssystemet kan identificere virksomhederne korrekt og beskytte deres oplysninger mod uvedkommende adgang.
Flere virksomheder bliver tilmeldt Nemhandel
Træder i kraft 1. marts 2027
En væsentlig ændring handler om elektroniske fakturaer.
Når virksomheden har bekræftet sin identitet med MitID, skal udbyderen som udgangspunkt sørge for, at virksomheden bliver tilmeldt Nemhandel, så den kan modtage e-fakturaer.
Virksomheder, der ikke allerede er tilmeldt, skal informeres om tilmeldingen og have fire uger til aktivt at fravælge den.
Hvis virksomheden ikke fravælger tilmeldingen, skal systemudbyderen gennemføre registreringen inden for yderligere fire uger.
Betyder det, at alle fakturaer fremover skal sendes elektronisk?
Nej. De nye danske krav betyder ikke, at alle virksomheder skal sende alle deres fakturaer som e-fakturaer.
Formålet er at gøre det lettere for virksomheder at modtage elektroniske fakturaer og at øge brugen af digital fakturering.
Virksomheder kan desuden framelde sig Nemhandel igen.
Hvad skal du være opmærksom på?
Når din virksomhed bliver tilmeldt Nemhandel, er det vigtigt at vide, hvor de elektroniske fakturaer modtages, og hvordan de bliver behandlet i økonomisystemet.
Det gælder især, hvis flere medarbejdere håndterer indkøb, leverandørfakturaer og bogføring.
Det skal være lettere at vælge e-faktura ved fakturering
Træder i kraft 1. marts 2027
Når du opretter og sender en faktura manuelt, skal bogføringssystemet tydeligt gøre opmærksom på muligheden for at sende den elektronisk, hvis modtageren er registreret til e-fakturering i Nemhandel.
Det betyder, at brugeren nemmere kan se, hvornår en kunde kan modtage en e-faktura.
Kravet gælder manuel fakturering og omfatter ikke automatiske fakturakørsler eller fakturering via eksterne integrationer på samme måde.
Det er fortsat frivilligt, om du vælger at sende fakturaen elektronisk.
Virksomhedsoplysninger skal komme direkte fra CVR
Træder i kraft 1. januar 2028
Fra 2028 stilles der skærpede krav til, hvordan registrerede bogføringssystemer håndterer virksomhedens stamoplysninger.
Oplysninger som virksomhedsnavn, adresse, CVR-nummer og relevante P-numre skal hentes fra CVR og må ikke kunne ændres direkte af brugeren i bogføringssystemet.
De korrekte oplysninger skal også fremgå af elektroniske forretningsdokumenter, som sendes fra systemet.
Hvad hvis virksomheden skifter adresse eller navn?
Så skal de officielle oplysninger ændres via Virk og CVR. Bogføringssystemet skal hente de opdaterede oplysninger derfra.
Ændringen skal mindske risikoen for, at der bruges forkerte virksomhedsoplysninger på eksempelvis fakturaer.
Ændring af bankoplysninger kræver identitetskontrol
Træder i kraft 1. januar 2028
Fra januar 2028 skal bogføringssystemer bruge MitID til at bekræfte identiteten på den person, der tilføjer eller ændrer virksomhedens supplerende stamoplysninger.
Det gælder blandt andet bankoplysninger og eventuelle SE- og GLN-numre.
Formålet er at mindske risikoen for uautoriserede ændringer og misbrug.
For økonomiafdelingen betyder det, at ændring af eksempelvis virksomhedens registrerede bankkonto bliver en handling, der kræver ekstra identitetskontrol.
Bilag og dokumenter må ikke kunne slettes af brugeren
Træder i kraft 1. januar 2028
Dokumentation er en vigtig del af korrekt bogføring.
Fra 2028 skal registrerede bogføringssystemer sikre, at brugerne ikke kan slette afsendte og modtagne elektroniske dokumenter og bilag, som er omfattet af kravene.
Beskyttelsen gælder også dokumenter, som endnu ikke er blevet bogført.
Formålet er at sikre, at regnskabsmateriale bevares, og at dokumentationen kan findes igen ved eksempelvis kontrol eller revision.
Det stiller samtidig større krav til, hvordan virksomheder håndterer dokumenter, der er modtaget eller oprettet ved en fejl.
Bogføringsdata skal være nemmere at finde og udlevere
Gældende regler præciseres fra 1. januar 2028
Bogføringsmateriale skal entydigt kunne knyttes til den virksomhed, det tilhører.
Samtidig skal systemerne understøtte, at bogføringsmateriale kan fremsøges på baggrund af virksomhedens stamoplysninger.
Det skal blandt andet gøre det lettere at finde og udlevere materiale til myndighederne ved kontrol.
Formålet er at styrke sporbarheden og sikre en tydelig adskillelse af virksomhedernes bogføringsmateriale.
Hvad med SAF-T 2.1 i 2027?
Ud over reglerne om identifikation, e-fakturering og sikkerhed skal registrerede bogføringssystemer fra 1. januar 2027 understøtte SAF-T version 2.1.
SAF-T er et standardiseret filformat til udveksling af bogføringsdata.
For virksomheden har det blandt andet betydning for muligheden for at eksportere regnskabsoplysninger i et ensartet format, eksempelvis i forbindelse med kontrol eller skift af bogføringssystem.
Kravet retter sig mod systemernes mulighed for at danne de relevante dataudtræk.
Hvad skal din virksomhed gøre allerede nu?
Selvom flere af kravene først træder i kraft i 2027 og 2028, kan det være en fordel at forberede sig.
Begynd med at undersøge, om virksomheden allerede er registreret til at modtage e-fakturaer via Nemhandel, og hvordan de elektroniske fakturaer bliver håndteret.
Det er også relevant at gennemgå virksomhedens stamoplysninger i CVR og sikre, at de er korrekte.
Endelig bør virksomheden have styr på, hvem der har ansvar for bogføringen, hvem der kan ændre centrale oplysninger, og hvem der skal håndtere den kommende identitetsbekræftelse.
Selve de tekniske ændringer er det systemudbyderens ansvar at implementere, når kravene gælder for det registrerede bogføringssystem.
Hvorfor kommer der nye krav til digital bogføring?
De nye regler skal styrke sikkerheden omkring digitale regnskabsdata og gøre elektronisk fakturering mere udbredt.
Elektroniske fakturaer kan blandt andet gøre det lettere at automatisere modtagelse, behandling og bogføring af leverandørfakturaer, fordi oplysningerne udveksles i et struktureret digitalt format.
Samtidig skal bedre identitetskontrol, mere korrekte virksomhedsoplysninger og beskyttelse mod sletning bidrage til at mindske fejl og misbrug.
Ændringerne er også en del af forberedelserne til nye fælles europæiske regler, hvor e-fakturering ved grænseoverskridende handel mellem virksomheder i EU bliver obligatorisk fra 1. juli 2030.
Digital bogføring med KeyBalance
KeyBalance Cloud er registreret hos Erhvervsstyrelsen som et digitalt standardbogføringssystem med registreringsnummer fob712354.
Med KeyBalance kan virksomheder samle økonomi, fakturering, indkøb og andre centrale arbejdsgange i ét ERP-system.
De nye lovkrav viser, hvor vigtigt det er at have et bogføringssystem, der følger udviklingen i reglerne for digital bogføring.
Vil du vide mere om KeyBalance og mulighederne for at samle virksomhedens økonomi og administration?
Kontakt os på 88 88 78 40, eller få en uforpligtende gennemgang af ERP-systemet.
Kilder og yderligere information
Erhvervsstyrelsen: Ny samlet vejledning til udbydere af digitale standardbogføringssystemer
Erhvervsstyrelsen: Fortegnelse over registrerede bogføringssystemer
