Hvad er håndtering af bilag under godkendelse?

Håndtering af bilag under godkendelse er processen, hvor virksomheden følger bilag, der er sendt videre i godkendelsesflowet, men endnu ikke er færdigbehandlet. Formålet med håndtering af bilag under godkendelse er at skabe overblik over, hvilke bilag der er i gang, hvem der aktuelt skal godkende dem, hvilken status bilagene har, og hvad næste skridt er i bogføringsprocessen.

Af Lasse Schulin-Zeuthen

Partner og Seniorkonsulent

Håndtering af bilag under godkendelse er processen, hvor virksomheden følger bilag, der er sendt videre i godkendelsesflowet, men endnu ikke er færdigbehandlet.

Formålet er at skabe overblik over, hvilke bilag der er i gang, hvem der aktuelt skal godkende dem, hvilken status bilagene har, og hvad næste skridt er i bogføringsprocessen.

Overblik over bilag, godkender og status

Oversigten samler bilagsnummer, bilagskategori, fakturadato, fakturanummer, aktiv godkender, valuta, beløb, balance, PO-nummer, kreditornavn, status for bogføring og status for godkendelse.

Når disse oplysninger vises samlet, bliver det lettere at se, hvilke bilag der afventer handling, hvem der har ansvaret, og hvor der er behov for opfølgning.

Fra godkendelse til bogføring

Brugeren kan åbne det vedhæftede bilag og detaljerne direkte, afvise eller arkivere bilag, der ikke skal behandles videre, eller flytte et bilag tilbage til fordeling, hvis det er fortolket forkert.

Når bilaget er klar, kan det overføres videre til kassekladde og bogføres, så der skabes en sammenhængende proces fra modtagelse af bilaget til den endelige bogføring.

Hvorfor er det vigtigt

Håndtering af bilag under godkendelse giver virksomheden bedre kontrol over bilag i godkendelsesflowet, hurtigere behandling af indgående fakturaer og en mere professionel håndtering af digitale bilag, fordi status og ansvar altid er synlige.

Læs også

Se også Hvem har åbne fakturaer i virksomheden?, hvor godkendelser vises samlet pr. medarbejder.

FAQ

Hvad viser håndtering af bilag under godkendelse?

Den viser bilagsnummer, fakturadato, aktiv godkender, beløb samt status for bogføring og godkendelse for hvert bilag, der endnu ikke er færdigbehandlet.

Kan et bilag afvises eller flyttes tilbage i processen?

Ja. Bilag kan afvises, arkiveres eller flyttes tilbage til fordeling, hvis de ikke skal behandles videre, eller hvis de er fortolket forkert.

Hvad sker der, når et bilag er godkendt?

Det godkendte bilag kan overføres videre til kassekladde og derfra bogføres som en del af den samlede bogføringsproces.

Har du spørgsmål til et modul eller funktion i KeyBalance er du velkommen til at kontakte os på salg@keybalance.dk

Andre har også læst..

Hvad er dimensioner i et økonomisystem?

Dimensioner gør det muligt at mærke økonomiske data med fx afdeling, formål eller projekt, så virksomheden kan følge økonomien mere detaljeret i budgetter og rapporter.

Hvad er et automatiseret bankmodul?

Et automatiseret bankmodul er den del af et økonomisystem, der udveksler bankposter mellem banken og bogføringen. Se hvordan import, eksport, bankafstemning og betalingsforslag hænger sammen.

Hvad er bogføring?

Bogføring er den systematiske registrering af en virksomheds økonomiske transaktioner, såsom bilag, fakturaer og pengestrømme. Se hvad god bogføring kræver, og hvordan afstemning og digitale værktøjer understøtter den.

Hvad er momsopsætning?

Momsopsætning er processen med at konfigurere og administrere moms i en virksomheds regnskabssystem, så moms beregnes korrekt og registreres på de rette konti. Se hvad moms er, og hvorfor opsætningen er vigtig.

Hvad er budgettering?

Budgettering er processen, hvor virksomheden udarbejder og vedligeholder sit budget. Se hvordan budgetter laves for måned, kvartal eller år, opdeles på konti og dimensioner og indlæses.

Hvad er valutaopsætning?

Valutaopsætning er processen med at konfigurere og administrere forskellige valutaer i en virksomheds regnskabssystem. Se hvad opsætningen omfatter, og hvorfor den er vigtig ved international handel.

Hvem har åbne fakturaer i virksomheden?

Oversigten viser, hvilke medarbejdere der aktuelt har åbne fakturagodkendelser, rekvisitioner og PO-godkendelser, så virksomheden hurtigt kan se, hvor der er behov for opfølgning.

Hvad er turplanlægning pr. vogn?

Turplanlægning pr. vogn viser alle planlagte ture direkte på den enkelte vogn, så det er let at se, hvilke vogne der er ledige, og hvilke der allerede er booket.

Hvad er årsafslutning til kladde?

Formålet med årsafslutning til kladde er at gøre det lettere at afslutte regnskabsåret, flytte resultatet til de rigtige konti og sikre, at årsafslutningen bliver klargjort til bogføring.

Hvad er balance med tidligere år?

Når virksomheder arbejder med balance med tidligere år, får de en oversigt over kontonummer, kontonavn, periode, sidste år og de relevante saldi på både enkeltkonti og sumkonti. Det gør balance med tidligere år til et vigtigt værktøj i økonomistyring, regnskabsanalyse og rapportering.