Hvad er sikker dokumenthåndtering?

Sikker dokumenthåndtering handler om at opbevare, organisere, finde og beskytte virksomhedens dokumenter, så de rette oplysninger er let tilgængelige for de rette medarbejdere. Se, hvad det omfatter, og hvorfor det sparer tid og fejl.

Af Simon Münster-Sylvest

Partner og Seniorkonsulent

Dokumenthåndtering er de processer og værktøjer, der bruges til at opbevare, organisere, finde og beskytte virksomhedens dokumenter, for eksempel fakturaer, kontrakter, bilag, billeder og regneark.

Sikker dokumenthåndtering betyder, at dokumenterne er korrekt gemt og tilgængelige for de rette medarbejdere, når de er nødvendige.

Hvad gør dokumenthåndtering sikker?

Sikkerheden ligger i, at alle dokumenter er korrekt gemt, lette at finde og tilgængelige for de rette medarbejdere.

Når dokumenterne ligger samlet i stedet for i papirbunker og manuelle arbejdsgange, arbejder virksomheden altid med den nyeste og mest relevante information, og risikoen for fejl og dobbeltarbejde falder.

Central lagring

Ved central lagring gemmes dokumenterne direkte på de poster, de hører til, for eksempel kreditorer og indkøb.

Så er alle relevante oplysninger samlet ét sted, og ingen skal lede i flere systemer eller mapper.

Kategorisering og søgbarhed

Dokumenter i formater som PDF, Excel og JPG kan organiseres, så de er nemme at finde og genkende.

God søgbarhed giver hurtig adgang til det rigtige dokument uden langt ledearbejde.

En struktureret dokumenthåndtering sparer tid, minimerer fejl og øger overblikket i hverdagen.

Læs også

Se Hvordan skaber en dokumentkategori orden i dokumentarkivet?, Hvornår har en virksomhed styr på dokumenthåndtering? og Hvad er journalisering i et CRM-system?.

Sådan gør KeyBalance

I KeyBalance håndteres dokumenter direkte i økonomisystemet, blandt andet på kreditorer og indkøb.

Se hvordan KeyBalance gør det

FAQ

Hvad er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering dækker de processer og værktøjer, der bruges til at opbevare, organisere, finde og beskytte virksomhedens dokumenter.

Hvilke dokumenter kan håndteres?

Alt fra fakturaer, kontrakter og bilag til billeder og regneark, i formater som PDF, Excel og JPG.

Hvorfor er digital dokumenthåndtering bedre end papir?

Den undgår papirbunker og manuelle arbejdsgange, så virksomheden altid arbejder med den nyeste information, og risikoen for fejl og dobbeltarbejde falder.

Har du spørgsmål til et modul eller funktion i KeyBalance er du velkommen til at kontakte os på salg@keybalance.dk

Måske har du også interesse i at læse...

Hvad er et kreditorkartotek?

Et kreditorkartotek er en central del af virksomhedens regnskabssystem. Det er en oversigt over alle de kreditorer, som virksomheden skylder penge for leverede varer eller tjenester. Se hvordan det giver overblik over betalinger.

Hvad er et indkøbsmodul?

Et indkøbsmodul er den del af et virksomhedssystem, der styrer indkøb fra forespørgsler og indkøbsordrer til fakturamodtagelse og varemodtagelse. Se hvilke funktioner et indkøbsmodul omfatter.

Hvad er sikker dokumenthåndtering?

Sikker dokumenthåndtering handler om at opbevare, organisere, finde og beskytte virksomhedens dokumenter, så de rette oplysninger er let tilgængelige for de rette medarbejdere. Se, hvad det omfatter, og hvorfor det sparer tid og fejl.

Hvad er et bilagsmodul?

Et bilagsmodul er den del af et økonomisystem, der håndterer købsbilag, ofte fakturaer, fra modtagelse til godkendelse. Se hvordan automatisk fortolkning, match med indkøb og godkendelsesflow reducerer manuelt arbejde.

Hvad er en forespørgsel i indkøb?

En forespørgsel i indkøb er en registreret indkøbsforespørgsel, der samler oplysninger om leverandørkontakt og indkøbsbehov. Se hvordan forespørgsler samles i en liste, findes hurtigt og åbnes som forespørgselskort.