Ring til os i dag!
Tlf. 88 88 78 30
_edited_edited.png){kind=small}
18. april 2025
Sidst redigeret
6. okt. 2026
Hvornår har en virksomhed styr på dokumenthåndtering?
En virksomhed har styr på dokumenthåndtering, når dokumentationen til en handel er gemt samlet, let at finde og tilgængelig for de relevante medarbejdere. Se, hvilke dokumenter der typisk hører til en ordre.
Af Simon Münster-Sylvest
Partner og Seniorkonsulent
En virksomhed har styr på dokumenthåndtering, når den nødvendige dokumentation er i orden, samlet ét sted og let tilgængelig for de relevante medarbejdere.
Det handler om, at dokumenter ikke ligger spredt, men gemmes dér, hvor de hører til, for eksempel direkte på ordren.
Hvilke dokumenter hører til en ordre?
Efter en stor ordre fra en kunde er det relevant at gemme ordrebekræftelsen, så de aftalte vilkår og betingelser kan slås op, og leveringsdokumenter, så det kan spores, hvornår og hvordan varerne blev leveret.
Fakturaer giver en komplet oversigt over de økonomiske transaktioner, og kundekommunikation som e-mails gør det muligt at følge op på spørgsmål eller ændringer.
Adgang fra flere steder
Dokumenter, der er gemt på ordren, kan ses fra kunden, ordren, fakturaen og andre steder. Det giver et klart og struktureret overblik over billeder, filer og pdf'er, så de nødvendige dokumenter hurtigt kan findes af de relevante medarbejdere.
Filformater og færre fejl
Et dokumenthåndteringssystem bør understøtte forskellige filformater, fra billeder og pdf'er til Excel- og Word-dokumenter. Når alle relevante oplysninger er samlet og let tilgængelige, falder risikoen for fejl, og dokumentationen er altid ved hånden.
Læs også
Se Hvordan skaber en dokumentkategori orden i dokumentarkivet?, Hvad er sikker dokumenthåndtering? og Hvad er journalisering i et CRM-system?.
Sådan gør KeyBalance
I KeyBalance kan dokumenter gemmes og administreres direkte på ordren og ses fra kunden, ordren og fakturaen.
FAQ
Hvornår har en virksomhed styr på dokumenthåndtering?
Når den nødvendige dokumentation er gemt samlet, er let at finde og er tilgængelig for de relevante medarbejdere.
Hvilke dokumenter kan gemmes på en ordre?
Blandt andet ordrebekræftelse, leveringsdokumenter, fakturaer og kundekommunikation som e-mails.
Hvilke filformater kan håndteres?
Et dokumenthåndteringssystem bør understøtte alt fra billeder og pdf'er til Excel- og Word-dokumenter.
Har du spørgsmål til et modul eller funktion i KeyBalance er du velkommen til at kontakte os på salg@keybalance.dk
Måske er du også interesseret i...
Hvad er varestyring?
Varestyring samler lager, beholdning, reservationer, priser og varedata ét sted, så virksomheden altid har et opdateret overblik over disponibel og tilgængelig beholdning.
Hvornår har en virksomhed styr på dokumenthåndtering?
En virksomhed har styr på dokumenthåndtering, når dokumentationen til en handel er gemt samlet, let at finde og tilgængelig for de relevante medarbejdere. Se, hvilke dokumenter der typisk hører til en ordre.
Hvad er et debitorkartotek?
Et debitorkartotek er en oversigt over alle de debitorer, som skylder virksomheden penge for leverede varer eller tjenester. Se hvad kartoteket bruges til, og hvordan det understøtter opfølgning på betalinger og rykkere.
Hvad er et salgsmodul?
Med salgsmodulet kan I optimere jeres salgsprocesser og sikre, at alle ordrer og fakturaer bliver håndteret effektivt og professionelt.
Hvad er et rykkermodul?
Et rykkermodul er den del af et økonomisystem, der hjælper virksomheden med at følge op på ubetalte fakturaer og få tilgodehavender betalt. Se hvordan individuelle renter og gebyrer, sortering og løbende dannelse af rykkere bruges.
Hvad er et tilbudsmodul?
Opret ordrer på baggrund af tilbud, genberegn tilbud, følg op på tilbud og tilføj memokort og aktiviteter. Tilbudsmodulet gør det nemt at administrere og følge op på jeres tilbud, så I kan øge jeres salg og kundetilfredshed.
Hvad er standardudskrifter i et regnskabssystem?
Standardudskrifter er faste udskrifter og dokumenter i et regnskabssystem, der giver et struktureret overblik over økonomiske data. Se hvilke standardudskrifter der hører til et debitormodul.
Hvad er en tilbudsoversigt?
En tilbudsoversigt er en samlet liste over virksomhedens registrerede tilbud til kunder med tilbudsnummer, debitornummer, tilbudsdato, kundenavn og adresse. Se hvordan oversigten bruges til at finde, åbne, kopiere og arkivere tilbud.