Ét ERP-system til alle dine krav
23. april 2026
Sidst redigeret
6. okt. 2026
Hvordan skaber en dokumentkategori orden i dokumentarkivet?
En dokumentkategori er en slags mappe, der grupperer dokumenter efter type eller formål, fx kontrakter, tegninger eller bilag. Se hvordan kategorier bruges til at holde dokumentarkivet struktureret og let at navigere i.
Af Simon Münster-Sylvest
Partner og Seniorkonsulent
En dokumentkategori er en slags mappe, der grupperer dokumenter efter type eller formål og dermed skaber orden i dokumentarkivet.
Når hvert dokument placeres i en kategori, er det lettere at finde, genkende og vende tilbage til.
Typiske kategorier
Typiske kategorier er kontrakter, tegninger, bilag, reklamationer, billeder, internt materiale, kvalitetsdokumenter og HR-vejledninger.
Uanset hvor mange kategorier der oprettes, findes der en samlet kategori, "Alle", som viser samtlige dokumenter på tværs af kategorierne.
Kategorier vises de rigtige steder
Når en kategori oprettes, kan det bestemmes, hvor den skal være synlig, for eksempel på debitorer, kreditorer, ordrer, tilbud, varekort, maskiner, projekter eller medarbejderkort. Det sikrer, at kun de relevante dokumenter vises det rigtige sted, og at ingen skal lede efter filer på tværs af hele systemet.
Hurtigt at tilføje dokumenter
Dokumenter kan trækkes direkte ind, uploades flere ad gangen eller tilføjes fra mobilen.
Filnavn, dato, hvem der har uploadet, og placeringen i den rigtige kategori kan håndteres automatisk, så arkivet forbliver struktureret og let at navigere i.
Læs også
Se Hvad er dokumentkategorier?, Hvad er sikker dokumenthåndtering? og Hvornår har en virksomhed styr på dokumenthåndtering?.
Sådan gør KeyBalance
I KeyBalance oprettes og administreres kategorierne under System → Opsætning → Dokumenthåndtering / Kategorier, hvor det også vælges, om de skal være tilgængelige på web og app.
FAQ
Hvad er en dokumentkategori?
En dokumentkategori er en slags mappe, der grupperer dokumenter efter type eller formål, for eksempel kontrakter, tegninger eller bilag.
Findes der en kategori, der viser alle dokumenter?
Ja, uanset hvor mange kategorier der oprettes, findes der en samlet kategori, "Alle", som viser samtlige dokumenter på tværs af kategorierne.
Hvor kan en dokumentkategori være synlig?
Det kan bestemmes ved oprettelsen, for eksempel på debitorer, kreditorer, ordrer, tilbud, varekort, maskiner, projekter eller medarbejderkort.
Har du spørgsmål til et modul eller funktion i KeyBalance er du velkommen til at kontakte os på salg@keybalance.dk
Måske er du også interesseret i...
Hvad er styring af salgsprojekter?
Styring af salgsprojekter er arbejdet med at planlægge og følge større salgsforløb med flere faser og involverede parter i et CRM-system. Se, hvordan opgaver, opfølgning, forventet salg og budget holdes samlet.
Hvad er kundeemner i et CRM-system?
Et kundeemne er en potentiel kunde, som er identificeret som en mulig køber af en virksomheds produkter eller ydelser. Se hvordan kundeemner oprettes, kategoriseres og føres videre til kunder i et CRM-system.
Hvad er et kreditoremne?
Et kreditoremne er en potentiel leverandør, som er identificeret som en mulig samarbejdspartner. Se hvordan kreditoremner oprettes, sammenlignes og overføres til kreditor, når de bliver til faktiske leverandører.
Hvad er kampagnestyring?
Kampagnestyring er arbejdet med at oprette, kategorisere, udsende og følge op på kampagner i et CRM-system, så relevante mails og abonnementer når de rette kundeemner. Se hvordan kampagner målrettes og genbruges.
Hvad er journalisering i et CRM-system?
Journalisering betyder at gemme og arkivere dokumenter og historik, så tidligere transaktioner og korrespondance kan findes igen. Se hvordan journalisering bruges i et CRM-system til ordrer, fakturaer og tilbud.
Hvordan hænger budget og salgsprognose sammen?
En salgsprognose er et skøn over virksomhedens fremtidige salg og indtægter og danner grundlag for budgettet. Se hvordan prognose og budget hænger sammen, og hvorfor begge skal følges op.
Hvad er CRM?
CRM er et nyttigt værktøj for virksomheder, der ønsker at forbedre deres kunderelationer og øge salget. Det kan hjælpe med at organisere og administrere kundeoplysninger, forbedre kundeservice, optimere salgsprocessen og meget mere.
Hvad er ERP med integreret CRM?
ERP med integreret CRM samler salgs- og kundedata, pipeline, tilbud, ordrer, lager og økonomi i ét system, så data ikke skal tastes ind flere steder.
CRM: ordbog over de vigtigste begreber
En kompakt ordliste over de vigtigste CRM-begreber: lead, konto, kontaktperson, salgsmulighed, pipeline, forecast, segmentering, GDPR-samtykke, marketing automation og kampagne, forklaret kort og i et almindeligt sprog.
Hvad er et servicekald på en maskine?
Et servicekald på en maskine er en registreret serviceaktivitet eller henvendelse, der er knyttet til et bestemt maskinnummer. Se hvordan en oversigt over servicekald samler dato, emne og medarbejder og giver adgang til aktiviteten.
Hvad er fraværsregistrering?
Fraværsregistrering er registrering af medarbejderes fravær i virksomheden, typisk pr. dag og knyttet til den enkelte medarbejder. Se hvorfor overblikket er vigtigt, og hvordan en medarbejderliste kobles til dagslog.
Hvad er timeregistrering?
Timeregistrering er registrering af den tid, medarbejdere bruger på opgaver, sager og ordrer. Se hvordan timer, kostbeløb, ugesedler og bogføring hænger sammen.