Dokumentkategori skaber orden i dokumentarkivet

Dokumentkategori giver struktur, overblik og genkendelighed i dokumentarkivet

Hvad er en dokumentkategori?

En dokumentkategori fungerer som en mappe, der gør det muligt at gruppere dokumenter efter type eller formål. Typiske kategorier er fx kontrakter, tegninger, bilag, reklamationer, billeder, internt materiale, kvalitetsdokumenter og HR-vejledninger. Uanset hvor mange kategorier der oprettes, findes der altid en samlet kategori "Alle", der viser samtlige dokumenter på tværs af kategorierne.

Når en dokumentkategori oprettes, kan det bestemmes, hvor den skal være synlig i systemet – fx på debitorer, kreditorer, ordrer, tilbud, varekort, maskiner, projekter eller medarbejderkort. Det sikrer, at kun de relevante dokumenter vises det rigtige sted, og at ingen skal lede efter filer på tværs af hele systemet.

Sådan sættes en dokumentkategori op

Dokumentkategorier oprettes og administreres under System → Opsætning → Dokumenthåndtering / Kategorier. Her navngives og beskrives kategorierne, det vælges, hvor de skal vises, og om de også skal være tilgængelige i KeyBalance på web og app.

Dokumentkategori gør det hurtigt at finde og tilføje dokumenter

Dokumenter kan trækkes direkte ind, uploades flere ad gangen eller tilføjes fra mobilen, og systemet håndterer automatisk filnavn, dato, hvem der har uploadet, og placering i den rigtige kategori. Det gør dokumentkategori til et centralt værktøj for virksomheder, der vil holde arkivet struktureret og let at navigere i.