Hvad er godkendelse af egne bilag?

Godkendelse af egne bilag er processen, hvor en godkender ser sine åbne bilag, gennemgår bilagsoplysninger, åbner dokumentet, kontrollerer beløb og detaljer og derefter gennemfører godkendelsen. Formålet med godkendelse af egne bilag er at gøre bilagsgodkendelse hurtig, struktureret og sikker, så bilag bliver behandlet af den rigtige godkender og sendt videre i det økonomiske flow.

Når virksomheder arbejder med godkendelse af egne bilag, får de et samlet overblik over åbne bilag, kreditor, omkostningstype, rekvisition, fakturanummer, fakturadato, beløb, godkenderstatus, godkendt beløb, tekst, salgsordrenummer, sagsnummer, ny godkender og maskinnummer. Det gør godkendelse af egne bilag til en central del af digital bilagshåndtering og godkendelsesflow.

Godkendelse af egne bilag giver overblik over åbne bilag

En af de vigtigste funktioner i godkendelse af egne bilag er, at alle åbne bilag samles i én oversigt. Når brugeren kan se sine egne bilag samlet, bliver det lettere at få overblik over, hvilke bilag der venter på handling, og hvilke bilag der skal godkendes nu.

Det gør det lettere at:

• se åbne bilag hurtigt

• finde egne bilag til godkendelse

• følge godkenderstatus

• prioritere bilag i den rigtige rækkefølge

• reducere risikoen for oversete bilag

  
  

Godkendelse af egne bilag skaber dermed et langt stærkere overblik over den daglige bilagsgodkendelse.

Godkendelse af egne bilag viser kun relevante bilag

Godkendelse af egne bilag er bygget til, at brugeren kun ser de bilag, som er relevante for den aktuelle godkender. Det betyder, at bilag enten er tildelt direkte til brugeren eller til en godkendergruppe, som brugeren tilhører.

Det gør godkendelse af egne bilag mere effektiv, fordi brugeren ikke skal lede blandt irrelevante bilag. I stedet bliver visningen målrettet de bilag, der faktisk kræver handling fra den rette person.

Godkendelse af egne bilag samler vigtige bilagsoplysninger ét sted

Når virksomheder arbejder med godkendelse af egne bilag, bliver alle centrale oplysninger om bilaget samlet i én oversigt.

Det gælder blandt andet:

• bilagsnummer

• kreditornavn

• omkostningsart

• rekvisitionsnummer

• fakturanummer

• fakturadato

• bruttobeløb

• godkenderstatus

• godkendt beløb

• tekst på bilaget

• tekst på godkendelsen

• salgsordrenummer

• sagsnummer

• ny godkender

• maskinnummer

  
  

Når disse oplysninger vises samlet, bliver godkendelse af egne bilag mere overskuelig og mere brugbar i praksis.

Godkendelse af egne bilag gør bilagsgodkendelse hurtigere

Bilagsgodkendelse bliver hurtigere, når godkenderen har alle relevante bilag samlet i én oversigt og samtidig kan åbne detaljer, se fakturalinjer og gennemføre godkendelsen direkte. Det reducerer unødige trin og gør processen mere smidig.

Godkendelse af egne bilag gør det lettere at:

• arbejde med bilagsgodkendelse uden skift mellem mange billeder

• få hurtig adgang til bilagsdetaljer

• kontrollere bilaget før godkendelse

• gennemføre godkendelse direkte

• holde fremdrift i godkendelsesflowet

  
  

Det gør løsningen vigtig for virksomheder, der vil have hurtigere behandling af indgående bilag.

Godkendelse af egne bilag giver adgang til bilagsdetaljer

En vigtig del af godkendelse af egne bilag er muligheden for at åbne detaljer på det enkelte bilag. Når brugeren kan gå direkte fra oversigten til alle detaljer på bilaget, bliver det lettere at kontrollere indhold, oplysninger og kontekst før godkendelse.

Det gør godkendelse af egne bilag mere sikker, fordi godkenderen kan basere sin beslutning på det fulde bilagsgrundlag og ikke kun på en kort oversigt.

Godkendelse af egne bilag gør det muligt at åbne filen

Bilagsgodkendelse kræver ofte, at den vedhæftede fil åbnes og læses. Derfor er det vigtigt, at godkendelse af egne bilag gør det muligt at åbne filen direkte fra bilagsoversigten.

Når brugeren kan åbne bilaget med det samme, bliver det lettere at:

• kontrollere fakturaen

• se dokumentets indhold

• validere beløb og oplysninger

• sikre korrekt godkendelse

• arbejde hurtigere med bilagene

  
  

Det gør godkendelse af egne bilag mere effektiv og mere præcis i den daglige arbejdsgang.

Godkendelse af egne bilag viser fakturalinjer

Fakturalinjer er en vigtig del af mange bilag, og derfor bliver godkendelse af egne bilag stærkere, når brugeren kan se fakturalinjer direkte. Det giver bedre indsigt i, hvad bilaget dækker, og gør det lettere at godkende på et oplyst grundlag.

Godkendelse af egne bilag med fakturalinjer gør det lettere at:

• forstå bilagets indhold

• kontrollere specifikke linjer

• vurdere om bilaget er korrekt

• skabe bedre kvalitet i godkendelsen

• reducere tvivl i behandlingen af bilag

  
  

Det er især vigtigt i virksomheder med mere detaljerede eller varebaserede fakturaer.

Godkendelse af egne bilag gør det muligt at gennemføre godkendelse

En central del af godkendelse af egne bilag er selve gennemførelsen af godkendelsen. Når bilaget er gennemgået, skal brugeren kunne godkende det direkte og sende det videre i processen.

Det gør godkendelse af egne bilag til et praktisk værktøj, fordi løsningen ikke kun viser bilagene, men også understøtter den konkrete handling, der skal udføres.

Godkendelse af egne bilag understøtter skift mellem vare og omkostning

Nogle bilag skal behandles som varefakturaer, mens andre skal behandles som omkostningsfakturaer. Derfor er det vigtigt, at godkendelse af egne bilag gør det muligt at skifte mellem vare og omkostning, hvis bilaget er placeret forkert.

Det gør godkendelse af egne bilag mere fleksibel, fordi virksomheden kan sikre, at bilaget kommer i det rigtige flow. Det forbedrer kvaliteten af den videre behandling og reducerer fejl i processen.

Godkendelse af egne bilag styrker kontrol over godkenderstatus

Godkenderstatus er en vigtig del af godkendelse af egne bilag, fordi den viser, hvor langt bilaget er i godkendelsesprocessen. Når status vises direkte, bliver det lettere at se, om bilaget venter, er under behandling eller er klar til næste trin.

Godkendelse af egne bilag med godkenderstatus gør det lettere at:

• følge fremdrift på bilag

• skabe bedre overblik i godkendelsesflowet

• se hvilke bilag der kræver handling

• undgå stop i processen

• styrke intern kontrol

  
  

Det gør løsningen vigtig i virksomheder med mange bilag og flere godkendere.

Godkendelse af egne bilag understøtter godkendt beløb og kommentarer

Godkendelse af egne bilag handler ikke kun om ja eller nej. Det handler også om at kunne se og arbejde med godkendt beløb og tekst på godkendelsen. Det giver mere nuance og mere dokumentation i processen.

Når godkendelse af egne bilag viser godkendt beløb og kommentarer, bliver det lettere at forstå beslutningen bag godkendelsen og følge op senere, hvis der opstår spørgsmål.

Godkendelse af egne bilag hænger sammen med bilagsscan

Godkendelse af egne bilag hænger tæt sammen med bilagsscan og digital bilagshåndtering. Når bilag først er indlæst og fortolket, er næste vigtige trin ofte, at de kommer til den rigtige godkender.

Det gør godkendelse af egne bilag til en central del af den samlede digitale bilagsproces, hvor bilaget bevæger sig fra modtagelse til godkendelse og videre mod bogføring.

Hvad er godkendelse af egne bilag i praksis?

I praksis er godkendelse af egne bilag den arbejdsgang, hvor en bruger ser sine åbne bilag, åbner detaljer eller filen, ser fakturalinjer ved behov, vurderer bilaget og derefter gennemfører godkendelsen. Hvis bilaget er kategoriseret forkert, kan det også flyttes mellem vare og omkostning.

Det gør godkendelse af egne bilag til et vigtigt værktøj for virksomheder, der vil have bedre styr på bilagsgodkendelse, mere præcis behandling af fakturaer og et mere effektivt godkendelsesflow.

Derfor er godkendelse af egne bilag vigtig

Godkendelse af egne bilag er vigtig, fordi den gør det lettere at samle, gennemgå og godkende bilag i én sammenhængende proces. Når bilagsnummer, kreditor, fakturadato, beløb, godkenderstatus og øvrige bilagsoplysninger vises samlet, bliver arbejdet med bilagsgodkendelse mere effektivt og mere overskueligt.

For virksomheder, der vil have bedre kontrol over egne bilag, hurtigere godkendelse og en mere professionel håndtering af digitale bilag, er godkendelse af egne bilag en vigtig funktion.