Ring til os i dag!
Tlf. 88 88 78 30
_edited_edited.png){kind=small}
24. april 2026
Sidst redigeret
6. okt. 2026
Hvad er fordeling af modtagne bilag til godkendelse?
Fordeling af modtagne bilag til godkendelse er processen, hvor indlæste bilag gennemgås, konteres og sendes videre til den rigtige godkender eller bogføringsproces. Se hvordan bilag fordeles, afvises, arkiveres eller føres til kladde.
Af Lasse Schulin-Zeuthen
Partner og Seniorkonsulent
Fordeling af modtagne bilag til godkendelse er processen, hvor indlæste bilag bliver gennemgået, kontrolleret, konteret og sendt videre til den rigtige godkender eller bogføringsproces.
Formålet er at skabe overblik over modtagne bilag, sikre korrekt kreditor, kontering og godkender samt gøre bilagsgodkendelse hurtigere og mere præcis.
Overblik over modtagne bilag
Indlæste bilag samles i én oversigt med blandt andet bilagsnummer, kreditor, bogføringstekst, fakturadato, forfaldsdato, beløb, momskode, afdeling og status for bogføring og godkendelse.
Oversigten viser, hvilke bilag der er klar, hvilke der mangler godkendelse, og hvilke der stadig kræver kontering, så bilag ikke bliver overset.
Den kan også vise bilagskategori, PO-nummer, rekvisitionsnummer, finanskonto, standardgodkender, valuta, sagsnummer og køreseddel.
Kontrol, kontering og kreditor
Den vedhæftede fil kan åbnes direkte, så indholdet kontrolleres, og bilaget kan konteres med den rigtige finanskonto, momskode, afdeling og øvrige dimensioner.
Mangler bilaget en kreditor, kan der oprettes en ny, eller eksisterende kreditoroplysninger kan opdateres ud fra det indlæste bilag.
Er bilaget fortolket automatisk, kan de fortolkede felter kontrolleres og i nogle tilfælde genfortolkes.
Bilaget kan desuden skiftes mellem omkostning, vare og finans, og ekstra bilag kan ses, tilføjes og sammenkædes.
Fordeling til godkender
Når et bilag er klar, fordeles det til godkender, og flere bilag kan fordeles i samme arbejdsgang. Oversigten viser, hvilke bilag der allerede har en godkender, og hvilke der stadig kræver handling.
Bilag, der ikke skal videre, kan afvises eller arkiveres, for eksempel fejlindlæste bilag og dubletter, og bilag, der er klar, kan føres direkte til en kladde.
Log på bilaget gør det muligt at følge, hvad der er sket med det.
Læs også
Set fra godkenderens side: Hvad er godkendelse af egne bilag? Se også Hvad er håndtering af bilag under godkendelse? og Hvad er bilagsscanning?
Sådan gør KeyBalance
I KeyBalance vises indlæste bilag i en samlet oversigt, hvor de kan konteres, fordeles til godkender eller føres til kladde.
FAQ
Hvad er fordeling af modtagne bilag til godkendelse?
Det er processen, hvor indlæste bilag gennemgås, konteres og sendes videre til den rigtige godkender eller bogføringsproces.
Hvad sker der med bilag, der ikke skal godkendes?
Bilag, der ikke skal bruges, er fejlindlæst eller er dubletter, kan afvises eller arkiveres uden videre behandling.
Kan et bilag konteres under fordelingen?
Ja, bilaget kan åbnes til kontering, så finanskonto, momskode, afdeling og øvrige dimensioner kan kontrolleres og rettes.
Har du spørgsmål til et modul eller funktion i KeyBalance er du velkommen til at kontakte os på salg@keybalance.dk
Andre har også læst..
Hvad er dimensioner i et økonomisystem?
Dimensioner gør det muligt at mærke økonomiske data med fx afdeling, formål eller projekt, så virksomheden kan følge økonomien mere detaljeret i budgetter og rapporter.
Hvad er et automatiseret bankmodul?
Et automatiseret bankmodul er den del af et økonomisystem, der udveksler bankposter mellem banken og bogføringen. Se hvordan import, eksport, bankafstemning og betalingsforslag hænger sammen.
Hvad er bogføring?
Bogføring er den systematiske registrering af en virksomheds økonomiske transaktioner, såsom bilag, fakturaer og pengestrømme. Se hvad god bogføring kræver, og hvordan afstemning og digitale værktøjer understøtter den.
Hvad er momsopsætning?
Momsopsætning er processen med at konfigurere og administrere moms i en virksomheds regnskabssystem, så moms beregnes korrekt og registreres på de rette konti. Se hvad moms er, og hvorfor opsætningen er vigtig.
Hvad er budgettering?
Budgettering er processen, hvor virksomheden udarbejder og vedligeholder sit budget. Se hvordan budgetter laves for måned, kvartal eller år, opdeles på konti og dimensioner og indlæses.
Hvad er valutaopsætning?
Valutaopsætning er processen med at konfigurere og administrere forskellige valutaer i en virksomheds regnskabssystem. Se hvad opsætningen omfatter, og hvorfor den er vigtig ved international handel.
Hvem har åbne fakturaer i virksomheden?
Oversigten viser, hvilke medarbejdere der aktuelt har åbne fakturagodkendelser, rekvisitioner og PO-godkendelser, så virksomheden hurtigt kan se, hvor der er behov for opfølgning.
Hvad er turplanlægning pr. vogn?
Turplanlægning pr. vogn viser alle planlagte ture direkte på den enkelte vogn, så det er let at se, hvilke vogne der er ledige, og hvilke der allerede er booket.
Hvad er årsafslutning til kladde?
Formålet med årsafslutning til kladde er at gøre det lettere at afslutte regnskabsåret, flytte resultatet til de rigtige konti og sikre, at årsafslutningen bliver klargjort til bogføring.
Hvad er balance med tidligere år?
Når virksomheder arbejder med balance med tidligere år, får de en oversigt over kontonummer, kontonavn, periode, sidste år og de relevante saldi på både enkeltkonti og sumkonti. Det gør balance med tidligere år til et vigtigt værktøj i økonomistyring, regnskabsanalyse og rapportering.
Hvad er håndtering af bilag under godkendelse?
Håndtering af bilag under godkendelse er processen, hvor virksomheden følger bilag, der er sendt videre i godkendelsesflowet, men endnu ikke er færdigbehandlet. Formålet med håndtering af bilag under godkendelse er at skabe overblik over, hvilke bilag der er i gang, hvem der aktuelt skal godkende dem, hvilken status bilagene har, og hvad næste skridt er i bogføringsprocessen.
Hvad er et økonomisystem?
Et økonomisystem er virksomhedens system til at styre bogføring, regnskab, fakturering, moms, betalinger og økonomisk rapportering. Se hvad det bruges til, og hvordan det giver overblik over økonomien.